Opret aktindsigtssag i Acadre
Ved anmodning om aktindsigt, har vi pligt til at journalise i vores ESDH system Acadre, således vi sikrer at denne type af sager bliver bevaret i henhold til arkivloven og således bliver afleveret til Rigsarkivet. Denne vejleding er målrettet de sagsbehandlere, som arbejder med aktindsigtssager i acadre.
Abonnér
og dens undersider
Brug autoprofil til oprettelse af sag
Til brug for oprettelse af sager med anmodning om aktindsigt, er der lavet en autoprofil VK - Aktindsigt, som benyttes ved oprettelse af alle aktindsigtssager uanset sagstype.
Er det ikke en emnesag, skal feltet Sagstype blot ændres fra EMSAG til eksempelvis BGSAG og CPR-nr. indtastes.
Ved at benytte autoprofilen sikrer du, at din sag
- får tilknyttet korrekt handlingsfacet A53 fra KLE-online
- får en sigende og ensartet Titel, da feltet er forudfyldt og du blot skal indsætte variablerne
Anmodning fra <afsenders navn> om aktindsigt i <sag - emne> - får tilknyttet korrekt KLE nummer, som afspejler emnet sagen omhandler
Du kan oprette en aktindsigtssag på tre måder:
- journaliser henvendelsen ved brug af Ny sag (Autoprofil)
- drejer det sig kun om én enkelt sag, åbnes sagen og i menuen Handlinger vælges Sager > Giv aktindsigt
- er sagen fremsøgt og vises i din listevisning, højreklikker du på sagen og vælger Giv aktindsigt
Opret aktindsigtssag kun med dokumenter fra Acadre
Fremsøg den/de Acadre sag(er), hvortil du ønsker at give aktindsigt
Skal der gives aktindsigt til flere sager på én gang, markerer du de relevante sager i listevisningen ved at holde CTRL tasten nede og klikke på de relevante sager.
Nu kan du enten åbne sagen og gå ind i menuen Handlinger > Sager > Giv aktindsigt eller højreklikke på sagen i listevisningen og vælge Giv aktindsigt.
Når du har klikket, åbner dialogboksen Giv aktindsigt
Under Dokumenter klikker du/sætter flueben ved de dokumenter, der skal gives aktindsigt til. Skal der gives aktindsigt i hele sagen, kan alle dokumenterne markeres på én gang ved at sætte flueben ved sagsmappen.
Under Notater klikker du/sætter flueben ved de notater, der skal gives aktindsigt til
Under Sagspart vælger du den person, som har søgt om aktindsigt, som part på sagen:
- Marker Sagens parter hvis den oprindelige sags parter skal overføres til den nye sag
- Marker Adgang til anden part og benyt knappen Søg part… til at fremsøge kontakter fra kontaktdatabasen, hvis der skal knyttes nye parter til sagen
Klik på knappen Udfør for at oprette sagen til aktindsigt
En dialogboks Sagsoprettelse åbner
Vælg autoprofilen VK – Aktindsigt under Sager og dokument => EMSAG og udfyld supplerende oplysninger i feltet Titel
Feltet Journalkode skal udfyldes med korrekt KLE nummer, som vælges ud fra hvilket emne aktindsigtssagen drejer sig om (parkering, hjælpemidler mv).
Journalkode kan indtastes direkte i det gule felt, du kan klikke på Journalkode og dialogboksen Vælg journalnøgle – KL Kode åbner, hvor du kan indtaste et stikord i feltet Opslag og klikke på Søg. Klik på den ønskede kode - og tjek at teksten efter feltet passer på emnet for sagen.
Fandt du ikke et brugbart KLE nummer, kan du altid slå op via selvbetjeningsløsningen KLE-online.dk
Når den korrekte journalkode er valgt - klik OK og den nye sag med anmodning om aktindsigt bliver oprettet. Der oprettes automatisk Henvisning mellem den nye sag og de sager, hvorfra dokumenterne er hentet.
Der genereres automatisk to dokumenter, som journaliseres på aktindsigtssagen:
• Dokumentoversigt og notatoversigt
• Samlet oversigt over dokumenter og notater
Begge oversigter indeholder oplysninger om hvilke dokumenter og notater, der kan og ikke kan gives aktindsigt i.
De dokumenter, der blev udpeget/givet aktindsigt i overføres med samme metadata (dokumenttype, filformat o.s.v.) fra modersagen. Dog vil journalstatus være R, således office dokumenter kan tilrettes. Eksempelvis slette de sidste fire cifre i et CPR-nr.
De PDF-dokumenter, hvor der skal slettes fortrolige oplysninger, SKAL printes for at foretage manuel overstregning og derefter scannes ind på sagen.
Overstregning med PDF værktøjer er ikke er sikker, da modtageren kan have et PDF-program, som kan fjerne eventuelle overstregning.
HUSK at få journaliseret selve anmodningen om aktindsigt på den nyoprettede aktindsigtssag.
Opret aktindsigtssag med dokumenter fra Acadre og andre fagsystemer
Opret ny emnesag med autoprofilen VK – Aktindsigt og tilknyt / journaliser anmodningen på sagen.
Tilføj anmoder som part på sagen.
Journaliser dokumenter fra andre fagsystemer på sagen. Her vil det give god mening at benytte Mapper. Det er også her, du journaliserer dokumenter med manuel overstregning.
Fremsøg den eller de Acadre sager, hvortil du ønsker at give aktindsigt
Nu kan du enten åbne sagen og gå ind i menuen Handlinger > Sager > Giv aktindsigt eller højreklikke på sagen/sagerne i listevisningen og vælge Giv aktindsigt.
Skal der gives aktindsigt til flere sager på én gang, kan du markere de relevante sager i listevisningen ved at holde CTRL tasten nede og klikke på sagerne.
En dialogboks Giv aktindsigt åbner
Under Dokumenter udpeger du de dokumenter, der skal gives aktindsigt til. Er det hele sagen, der skal gives aktindsigt til, kan der sættes flueben ved sagsmappen. Herved markeres alle dokumenterne i sagen automatisk.
Under Notater udpeger du de notater, der skal gives aktindsigt til
Under Sagspart vælger du, hvem der skal anføres som part på sagen (den, der anmoder om aktindsigt):
Marker Sagens parter hvis den oprindelige sags parter skal overføres til den nye sag
Marker Adgang til anden part og benyt knappen Søg part… til at fremsøge kontakter fra kontaktdatabasen, hvis der skal knyttes nye parter til sagen
Klik på knappen Udfør for at oprette sagen til aktindsigt
En dialogboks Sagsoprettelse åbner
Vælg autoprofilen VK – Aktindsigt under emnesager og udfyld supplerende oplysninger i sagstitlen
Vælg journalkode (afhænger af emnet)
Klik på OK for at oprette sagen til aktindsigt
Den nye sag med anmodning om aktindsigt er nu oprettet – og der oprettes automatisk henvisning mellem den nye sag og de sager, hvorfra dokumenterne er hentet.
Der genereres automatisk to dokumenter, som journaliseres på aktindsigtssagen:
- Dokumentoversigt og notatoversigt
- Samlet oversigt over dokumenter og notater
Begge oversigter indeholder oplysninger om hvilke dokumenter og notater, der kan og ikke kan gives aktindsigt i.
Ligeledes vil de dokumenter, der blev udpeget under punkt 3 og 4 overføres med samme metadata (dokumenttype, filformat o.s.v.). Dog vil journalstatus være R, således office dokumenter kan tilrettes. Eksempelvis slette de sidste fire cifre i et CPR-nr.
Tilknyt dokumenter til eksisterende aktindsigtssag
Fremsøg den sag, hvortil du ønsker at give aktindsigt
Åbn sagsprofilen ved at dobbeltklikke på den i listevisningen eller ved at højreklikke og vælge Åbn sagsprofil
Vælg menupunktet Giv aktindsigt i menuen Handlinger > Sager
En dialogboks Giv aktindsigt åbner
Klik på knappen Sager… for at udpege, hvilken aktindsigtssag du ønsker at knytte sagen til.
Fremsøg den ønskede aktindsigtssag, marker sagen i listevisningen og klik på OK
Under Dokumenter udpeger du de dokumenter, der skal gives aktindsigt til
Under Notater udpeger du de notater, der skal gives aktindsigt til
Under Sagspart vælger du, hvem der skal anføres som part på sagen:
- Marker Sagens parter hvis den oprindelige sags parter skal overføres til den nye sag
- Marker Adgang til anden part og benyt knappen Søg part… til at fremsøge kontakter fra kontaktdatabasen, hvis der skal knyttes nye parter til sagen
- Marker Vælg ingen hvis sagen skal oprettes uden parter
Klik på knappen Udfør for at tilknytte sagen til den valgte aktindsigtssag
De udpegede dokumenter og notater er journaliseret på den valgte aktindsigtssag sammen med en ny oversigt over samtlige dokumenter og notater på den oprindelige sag og evt. valgte parter. På den nye oversigt vil alle de oprindelige dokumenter i aktindsigtssagen dog fremstå som ikke værende omfattet af aktindsigten. Alle oversigter skal derfor sendes med.
Send dokumenter fra en aktindsigtssag
Som offentlig myndighed bør vi afsende dokumenterne elektronisk og som sikker post til den person/virksomhed, der har anmodet om aktindsigt.
Vi har flere forskellige muligheder – men også visse begrænsninger omkring afsendelsen.
Hvis forsendelsen består af max 9 dokumenter, der samlet ikke overstiger 99 MB – så kan du sende enten som sikker post eller via OneTooX.
Benytter du funktionen PDF-samler, opdeles indholdet på en sag automatisk i filer, der max er på 99 MB.
- Åbn aktindsigts sagen
- Dan altid en eller flere pdf-filer med de dokumenter, som skal afsendes.
- Afsend dokumenterne og noter på sagen, hvordan, hvornår og til hvem oplysningerne er afsendt.
Brug OneDrive til at dele mappe med dokumenter/filer
Har du mange og store filer, der skal sendes, kan du med fordel hente dokumenter/filer fra acadre sagen og gemme i en mappe på OneDrive, hvorfra du kan sende et link til mappen i en sikker mail og dermed dele indholdet.
Her finder du vejledingen til at dele filer i en mappe fra OneDrive via Stifinder
Når du opretter link, skal du angive en udløbsdato - dette sættes til højst 5 arbejdsdage.
Efter udløbsdato skal du slette materialet i OneDrive.
Ved afsendelse af mail, skal du ALTID benytte knappen Send sikkert.
Det vil det give fejl, hvis man har indtastet et cpr/cvr nummer i Til feltet og blot klikker Send. Ved klik på send sikkert vil modtageren altid blive valideret i forhold til om de modtager Digital Post.