Brevfletning i Dynamictemplate til OneTooX

Du kan sende et brev til flere modtagere, hvis du brevfletter i Dynamictemplate til OneTooX.

Her finder du

Du får brug for

At dynamictemplate og OneTooX er installeret på den administrative computer.
Programmerne bestilles i Programkataloget.

At du har en licens, der giver rettighed til at kunne bruge Office-programmerne på en administrativ computer.

Åbn datakilde-skabelon i Excel

Der skal oprettes en datakilde, som er et Excel-regneark med oplysninger om modtagerne -cpr., navn, adresse m.m.

Dette regneark skal oprettes ved brug af brevskabelonen, du finder i Excel.

  • Åbn Excel.
  • Tryk på Tom projektmappe.
  • Tryk på fanen DynamicTemplate.
  • Klik på Skabeloner og vælg skabelonen Flettekilde.xltx i højre side af dialogboksen.
  • Tryk på OK.

Opret datakilde til brug ved brevfletning

Skabelonen åbnes i Excel – udfyld felterne med de oplysninger der skal flettes ind i dine breve.
Det er kun nødvendigt at udfylde kolonnen CPR_CVR og du kan have begge dele med på samme liste.

Når du har indsat alle CPR- og CVR-numre i kolonnen CPR_CVR, vælger du fanebladet DynamicTemplate og klikker på Find adresser. Efter et stykke tid bliver resten af felterne automatisk udfyldt.

Det er vigtigt, at der ikke ændres på overskrifter og rækkefølge for kolonnerne, men du kan tilføje flere kolonner efter de obligatoriske.

Er det en stor målgruppe, du skal sende ud til, kan du kontakte Claus Dreier i SSO Sekretariat. Han kan være behjælpelig med råd og vejledning omkring udtræk fra diverse systemer til brug for oprettelse af en datakilde.

Gem datakilde

  • Når datakilden er oprettet, skal du gemme den et sted, du har nemt ved at finde igen – evt. på dit H-drev eller Skrivebordet - du skal have nem adgang til listen, når du skal flette oplysningerne ind i dine breve.
  • Luk Excel ved at trykke på X.

Husk at få datakilden slettet efter endt brug – evt. gemme den på sagen i Acadre eller et andet fagsystem.

Forbered bilag hvis det skal sendes med ud

  • Åbn Word.
  • Klik på Tomt dokument.
  • Klik på fanen DynamicTemplate.
  • Tryk på OneTooX.

OneTooX åbner og indlæser dokumentet (indlæsningen tager lidt tid).

  • Find Bilagsbakke i højre side af vinduet og klik på +.
    Sætter du musen hen over, står der Hent bilag.
  • Find dokumentet du ønsker at sende sammen med brevet og tryk på Åbn.
    Dokumentet konverteres til en pdf-fil og ligger nu i Bilagsbakken.
    Har du flere bilag, kan du holde CTRL nede, mens du trykker på de andre bilag. Så kommer de alle med over i Bilagsbakken.
  • Tryk på den lille pil til venstre for bilaget, du har tilføjet.
    Holder du musen hen over pilen, står der Tilføj til forsendelse.
  • Klik på X i højre hjørne, så du lukker OneTooX.
  • Klik OK i dialogboksen der kommer frem på skærmen.

Husk at slette bilaget fra den midlertidige placering – og sørg for, at originalen ligger enten i Acadre eller et andet fagprogram.

 

Opret brev med skabelon

  • Åbn Word.
  • Tryk på fanen DynamicTemplate.
  • Klik på Skabeloner.
  • Vælg skabelonen Brev.dotm i højre kolonne.
  • Klik på OK.

Tilknyt datakilde til brev

En dialogboks kommer frem, når du har oprettet dokumentet.

  • Sæt flueben i Dan dokument som flettebrev. Firkanten findes midt i den venstre side.
  • Udfyld feltet Overskrift. Det er den tekst, modtagerne vil se, når dokumentet modtages i Digital Post.
  • Kontrollér Afsenderinformation i højre side er korrekt udfyldt.
  • Klik på OK.
  • En ny dialogboks åbner og du skal finde din datakilde fra H-drevet eller Skrivebordet.
  • Klik på Åbn.

Start brevfletning

Brevet er klar til at få tilføjet indhold.

  • Skriv teksten der skal stå i brevet.
  • Når du er færdig med brevet, trykker du på fanen DynamicTemplate.
  • Klik på OneTooX.
  • OneTooX indlæser dokumenterne.

Brevene vil automatisk blive dannet med CPR-nummer, navn og adresse (datakilde).

OneTooX forløb

OneTooX åbner op og du får tre muligheder:

Vis dokument - Så kan du se, om dokumentet er, som du ønsker.

Bilag - Tryk på pilen der peger nedad. Så kommer du ind til de bilag, du tidligere har tilføjet dokumentet. Tryk på dokumentet, du vil have tilføjet og tryk på Tilføj. Hvis du skal have flere dokumenter sendt med som bilag, foretages processen igen.

Send alle - Tryk for at sende brevet ud til alle modtagere inkl. eventuelle bilag.

 

Send brev

Når du er sikker på, at brevet og eventuelle bilag er, som de skal være og alt er kommet med til forsendelse, så tryk på Send alle.

Brevfletning

Når du har klikket på Send alle, sker brevfletningen automatisk i OneTooX med seks trin og en statusmeddelelse kommer frem på skærmen nedeunder trinnene:
I alt x dokumenter i brevfletningen med job-id xxxxxxxx er modtaget. Under fanen Forsendelsesliste kan dokumenterne ses og evt. slettes.

Forsendelsesliste

  • Når alle trinnene er kørt igennem, trykker du på Forsendelsesliste. TRYK IKKE PÅ AFSLUT.
  • Dobbeltklik på forsendelsen du vil se.
  • Hvis en person er fritaget for digitalpost, vil der stå Fjernprint ud for Afleveringssted.
  • Du kan også slette en forsendelse her på listen, hvis den endnu ikke er leveret, ved at trykke på Slet dokument nederst på siden.

Send og afslut

Med det samme du klikker på Send alle, vil alle breve straks blive leveret til Digital Post. Kun leverancer til Fjernprint har en mulighed for at blive stoppet indenfor 10 minutter.

  • Luk forsendelsen ved at klikke på fanebladet Forsendelse.
  • Tryk på knappen Afslut.

Brevfletning skal være afsluttet

Hvis du arbejder med brevfletning i OneTooX, kan du ikke få lov til at sende et andet dokument med OneTooX, før brevfletningen er afsluttet.
Du vil få en dialogboks på skærmen, hvor der står: Du skal være færdig med flettedokumenterne, førend du kan sende enkeltdokumenter.