Seneste nyt for SBA-anmodere

I forbindelse med indkøb af nyt telefonomstillingssystem er det vigtigt at felterne vedr. telefonnumre udfyldes korrekt i SBA, da det ellers ikke er muligt for vores hovedomstilling at stille kald om til den ønskede medarbejder.

Under hvert felt er beskrevet hvilket nummer, feltet skal indeholde.

Vi opfordrer til, at du den kommende tid har ekstra fokus på at få nedlagt it-brugerkonti, når medarbejdere ikke længere er ansat.

De primære årsager til opfordringen er:

• It-brugerkonto skal afsluttes samtidig med ansættelsesforholdets ophør (et revisionskrav)
• Automatisk nedlæggelse idriftsættes snart – et korrekt datagrundlag er bedste forudsætning for en god overgang til automatisering
• Licenser koster kommunen penge – så længe en it-brugerkonto ikke er slettet, koster den licenser – og disse licenser er dermed låste og kan ikke bruges til nye medarbejdere, hvilket betyder, at der købes yderligere licenser, som kommunen er bundet af i mindst 1 år

27.06.2023 - opdatering

Der arbejdes fortsat på en løsning af cpr-opslag. Har du behov for oprettelse af brugere skal du derfor fortsat oprette en it-sag med oplysning om brugerens cpr-nr., navn, brugertype samt ansættelses startdato.

21.06.2023

SBA kan i øjeblikket ikke slå cpr-numre op, og det er dermed ikke muligt at bestille oprettelse af nye medarbejdere.

Vores leverandør arbejder på fejlretningen.

Hvis du mangler at lave anmodninger på medarbejdere, som skal starte i løbet af de næste 5 dage, kan du oprette en it-sag med oplysning om brugerens cpr-nr. samt ansættelsens startdato. Det er vigtigt, at der oprettes en it-sag pr. medarbejder, som du ikke har fået bestilt til endnu.

Med udgangspunkt i it-sagen registrerer vi cpr-nr., brugernavn samt medarbejderens fulde navn i SBA, hvorefter du har mulighed for at udfylde resterende oplysninger, som f.eks. forvaltning, afdeling, telefonnumre samt hvilke systemer medarbejderen skal have adgang til.

Det er vigtigt, at anmodningere, hvor der endnu ikke er valgt nogle it-systemer ikke godkendes – så tjek anmodningerne grundigt inden godkendelse.

Anmodning om ændringer og sletninger kan fortsat laves i SBA.

I forbindelse med opdateringen af SBA d. 2. februar 2023 blev listen Brugere med fejl taget i brug igen. Det blev oplyst, at listen kun indeholder ulønnede medarbejdere, hvis der ikke er knyttet en kontostreng til brugerkontoen.

Derudover indeholder listen faktisk også nye medarbejdere, hvor engagementets startdato ifølge lønsystemet ligger mere end 14 dage frem i tiden. Disse medarbejdere skal du ikke foretage registrering på, da konteringssted findes på baggrund af data fra lønsystemet.

D. 2. februar 2023 foretages ændringer i SBA, for at opnå en mere korrekt kontering i forbindelse med it-afregningen og for at mindske den manuelle vedligeholdelse af kontonumre i SBA. Det betyder, at kontonr. ændres til kontostrenge og der kommer et nyt felt i SBA, som hedder engagementstype.

Kontostreng i stedet for kontonr.

Ulønnede medarbejdere

Feltet ”Konto” på bestillingsformularen skifter navn til ”Kontostreng”, og feltet skal KUN udfyldes, hvis it-brugerens engagement i Viborg Kommune er ulønnet, f.eks. praktikanter, studerende, private leverandører mv. Kontostrengen vælges på en drop-down-liste, hvor også kontotekst fremgår. Listen opdateres automatisk.

Hvis du glemmer at registrere kontostrengen på ulønnede medarbejdere, vil medarbejderen fremgå af listen ”Brugere med fejl”, og du skal så sørge for at få registreret kontostreng på denne medarbejder.

Bemærk, at nuværende kontonumre konverteres automatisk til kontostrenge i SBA på ulønnede medarbejdere ved overgangen til anvendelse af kontostrenge.

Lønnede medarbejdere

Er it-brugerens engagement derimod lønnet, skal feltet ikke udfyldes, da konteringssted vil blive fundet på baggrund af data fra lønsystemet. Du kan læse mere om afregningsmetoden her

Hvis du alligevel udfylder feltet, vil dataene blot blive slettet.

Listen over Brugere med fejl

Denne liste vil fremover kun indeholde bruger-konti for ulønnede medarbejdere, hvor der ikke er registreret en kontostreng. Det er vigtigt, at du holder øje med listen, og sørger for at tilføje kontostreng på de bruger-konti, som måtte dukke op på listen. Du finder listen nederst på forsiden i SBA.

Engagementstype

I feltet engagementstype vil fremgå om brugeren er månedslønnet, timelønnet eller ulønnet. Feltet opdateres automatisk én gang i døgnet med data fra OS2mo/SD Løn. Ved oprettelser vil feltet altid være blankt, og du skal ikke udfylde feltet.

Fra tirsdag eftermiddag d. 21. september 2021 vil det kun være muligt at oprette it-konto til medarbejdere, som er registreret med et engagement i SD Løn.

It-kontoen oprettes tidligst syv dage før engagementets startdato, også selv om du har valgt en tidligere ikrafttrædelsesdato i SBA. I denne situation vil SBA gennemføre oprettelsen syv dage før engagementets startdato.

Er der ikke registreret et engagement afventer SBA, at der registreres et engagement i SD Løn. Herefter kontrollerer SBA engagementets startdato. It-kontoen oprettes i dette tilfælde også tidligst syv dage før engagementets startdato.

Ændringen laves, således Viborg Kommune kan dokumentere, at personer, som tildeles adgang til kommunens data, har et tilhørsforhold til Viborg Kommune.

DIS-gruppen har tilbage i marts 2020 besluttet, at elever ikke skal varetage rollen som anmoder og godkender i SBA. Beslutning og begrundelse kan findes i DIS-gruppens referat fra d. 31. marts 2020 under pkt. 6 (se evt. Acadre sag 20/27).