Instruks vedrørende anvendelse af Microsoft 365 Copilot

Denne instruks beskriver, hvorledes du som bruger skal forholde dig omkring prompting i Copilot og personoplysninger i forbindelse med Copilot-prøvehandlingen i Viborg Kommune. 

Microsoft 365 Copilot kan tilgås i en browser som Microsoft Edge og i Microsoft 365 apps – bl.a. Word, Excel, Teams, OneNote, OneDrive og Outlook. Copilot ikonet kan ses i værktøjslinjen i de Microsoft 365 apps, hvor det er muligt at anvende Copilot. Det vil være bestemt af, hvilken Microsoft-licens, man som bruger er tildelt. 

I Microsoft Edge benævnes Copilot enten Microsoft 365 Chat eller Bing Chat Enterprise. Forskellen er, at Bing Chat Enterprise ikke har adgang til de interne ressourcer som Microsoft 365 Chat har, men i stedet søger på internettet og i browseren. 

Ved prompting i Microsoft 365 apps anvender Copilot de data, du som bruger har adgang til i Microsoft 365, herunder personoplysninger. 

Du må ikke behandle personoplysninger, når du prompter i Copilot

Hvis du opdager, at der er behandlet personoplysninger igennem prompts i Copilot, skal du rapportere det til sikkerhed@viborg.dk.  

Du skal sikre at de dokumenter/programmer, der anvendes i Copilot, ikke indeholder personoplysninger 

Du kan sikre dette ved at: 

  • vælge konkrete filer eller mails, som du ved, ikke indeholder personoplysning til brug for prompts. Vælger du en mail, der indgår i en mailtråd, skal du sikre dig, at der ikke behandles persondata i tråden, fordi Copilot trækker på data fra hele mailtråden. 
  • lade være med at lave generelle prompts om mails og chatbeskeder fra Teams, da du ikke har overblik over, hvilke mails og beskeder, der indgår i prompten. Det er meget vigtigt at vælge en konkret e-mail eller mailtråd, så er det kun indholdet heri der behandles.  

Eksempler på indhold i dokumenter, der ikke må anvendes til prompting i copilot er (ikke udtømmende) 

  • oplysninger om borgere, der anvendes som led i sagsbehandling, 
  • øvrige oplysninger om borgere, der vedrører personlige forhold, og som er underlagt tavshedspligt, 
  • oplysninger om kollegaers personlige forhold eksempelvis sygefravær.  

Du må ikke anvende Copilot til beslutningsunderstøttelse af afgørelser i personsager

På nuværende tidspunkt er det ikke endeligt vurderet, hvor grænsen går for denne anvendelse. Derfor bør Copilot ikke indgå i sagsbehandling omhandlende medarbejdersager eller borgersager.  

Der kan i tvivlstilfælde foretages en konkret vurdering i Informationssikkerhedsteamet. Send mail til sikkerhed@viborg.dk

Den 15. januar 2024