Guide til, hvordan du sikrer et godt it-indkøb
Skal du i gang med at købe en ny it-løsning, så involver It og digitalisering tidligt i forløbet.
Abonnér
og dens undersider
Indkøbet kræver tid og dialog
Indkøb af et it-system kan være en længerevarende proces som kræver dialog og tid for både fagområdet, it og leverandøren. Derfor er det vigtigt at It involveres i så god tid som muligt og gerne allerede i den helt indledende fase. Måske har vi allerede et system, der kan løse jeres behov? Og de indledende drøftelser skal sikre, at vi får købt systemer, der virker i drift.
Inden dialogen med It, kan du tage udgangspunkt i excel arket herunder ”overblik over indkøbet”, som indeholder spørgsmål, fagområdet skal afklare.
Når de indledende undersøgelser er foretaget, skal der oprettes en it-sag.
Opstart af it-indkøb
Rollefordeling i den løbende dialog og sparring
Fagområdet er den primære ansvarlige i indgåelsen af kontrakten, herunder systemejerskab, økonomi, databehandleraftale, implementering og drift. Denne proces vil typisk ske i tæt samarbejde med områdets egen digitaliseringskonsulent.
It skal inddrages i forhold til den tekniske del af kontrakten, hvor It kan komme med input til blandt andet i-sikkerhed, rettighedsstyring, arkitektur og snitflader.
Udbud og Indkøb skal inddrages i forhold til kontraktvilkår og økonomien i projektet med henblik på vurdering af, om udbuddet er udbudspligtigt eller ej.
It samt Udbud og indkøb skal underskrive kontrakten
Vær opmærksom på, at både fagområdet, It samt Udbud og Indkøb skal underskrive den endelige kontrakt. Udbud og Indkøb kan løbende i kontraktperioden hjælpe med kontraktoverblik, opfølgning på kontrakterne og udløb af kontrakterne.