Opmærksomheder ved organisationsændringer

Hvis der ændres i organisationsstrukturen på jeres område, skal I være opmærksomme på at kontakte jeres økonomikonsulent så tidligt som muligt, for at få afklaret hvilken betydning jeres organisationsændring har for jeres bogførings-afdelinger i Prisme.

Derudover skal I tage stilling til, hvad der skal ske med jeres EAN-numre. Skal de nedlægges, flyttes eller er der behov for nye.

Bemærk at ændringer, hvor der skal laves nye afdelinger i Prisme, godt kan tage op til at par måneder.                              

Mailsignaturen er opbygget af felter, hvor indholdet importeres således:
Navn/adresseringsnavn (fra CPR), stillingsbetegnelse (fra SBA)
Logo
Direktørområde (fra SBA), Afdelingsnavn (fra SBA)
Afdelingsadresse (fra SBA), DK - postnr./by (fra SBA)

Feltet stillingsbetegnelse vedligeholdes manuelt af SBA anmoderne. Aftal hvilken stillingsbetegnelse, der skal registres.
Det er vigtigt, der kun anvendes en egentlig stillingsbetegnelse (afdelingsleder eller institutionsleder) UDEN at knytte afdeling til (institutionsleder Børnehuset Pilekvisten). 
Husk at stillingsbetegnelse oprettes i SBA med lille begyndelsesbogstav.

For at præcisere det organisatoriske tilhørsforhold, er der mulighed for, at feltet Afdelingsnavn får tilknyttet et område/enhed (Familie og Rådgivning - Dagbehandling)
Er der behov for dette, kan det aftales med grunddatateamet

Medarbejderens navn, som benyttes i mailsignatur, på Vicki og på lønsedlen, hentes fra CPR (Anne Lise Herrup Hansen).

Ønsker medarbejderen ikke at benytte sit fulde navn, kan man hos Borgerservice anmode om at få registreret et adresseringsnavn (kaldenavn).
Dette navn skal bestå af efternavn og mindst et fornavn (Lise Hansen jfr. ovenfor). Er der anmeldt et adresseringsnavn (kaldenavn), er det dette navn, der hentes fra CPR. 
Anmeldelse af adresseringsnavn er gratis, mens en egentlig navneændring er pålagt gebyr og skal anmeldes til sognepræsten. 
Læs mere på borger.dk om navneregler

Hvis en medarbejder på grund af sit arbejdsområde vil kunne blive udsat for trusler, ved at vedkommendes fulde navn eksponeres ud til borgere f.eks. via signaturen i afsendte mails og navneoplysninger på Vicki, kan der i samråd med nærmeste leder søges om dispensation til at anvende et manuelt vedligeholdt kaldenavn. 
Det valgte kaldenavn skal bestå af for-, mellem- eller efternavne fra CPR, og ikke et fiktivt navn.
Ansøgning om dispensation skal godkendes af nærmeste chef og sendes til endelig godkendelse hos formand for grunddatateamet afdelingsleder Løn og Personale Frederik Borg Pedersen  - fpe@viborg.dk 

Nogle organisationsændringer får indflydelse på de mailgrupper, der både oprettes manuelt (distributionsgrupper) og automatisk (dynamiske).

Grunddatateamet håndterer de dynamiske outlookgrupper, mens de manuelt oprettede skal vedligeholdes i eget direktørområde.

Er der oprettet en fælles postkasse til den afdeling/område, som bliver berørt af organisationsændringen, skal der tages stilling til om postkassen :

• stadig skal benyttes
• skal nedlægges 
• skal have nyt navn

Grunddata for organisationsstruktur og medarbejdere oprettes og vedligeholdes i SD løn. Herfra sker der en automatisk overførsel til grunddatasystemet, hvor der kobles ledere til medarbejdergrupperne, så oplysning om leder /medarbejderrelationer kan leveres videre til andre systemer. 

Det er f.eks. Evovia, Plan2Learn, Ditmer Flex, og medarbejderoplysninger på Vicki.

I forbindelse med organisations- og lederændringer skal du sikre følgende:

• organisationsstrukturen optegnes og leder angives på de enkelte enheder
• medarbejderne står på eller flyttes til den ønskede afdeling i SD løn

Kontakt grunddatateamet - gerne allerede i overvejelsesfasen, så hjælper vi dig igennem hele organisationsændringen. grunddata@viborg.dk 

OBS
Ved ændringer i organisationsstrukturen, som kører Optima, skal du henvende dig til grunddatateamet hurtigst muligt. Ændringerne skal ALTID foretages på en fremtidig dato, og du skal forvente det først slår igennem efter 2 måneder (for at sikre arbejdstidsplanerne).

TRIO er det system, som Viborg Kommunes hovedomstilling bruger til at håndtere alle opkald igennem. For at sikre at vi rammer de rigtige medarbejdere med de rette kompetencer, så er det vigtigt, at vi får besked om ændringer i organisationen.

Det er med til at sikre et professionel og velforberedt møde i telefonien på tværs af kommunens afdelinger – og sikre at vi lever op til principper for åbenhed og tilgængelighed.

Kontakt grunddatateamet, som håndterer og videreformidler ændringer i organisationen. grunddata@viborg.dk 

Viborg Kommunes CVR nr. er 29189846

Under dette CVR er der registreret et stort antal p-numre, da lovgivningen fastsætter, at en afdeling med mere end 1 fuldtidsansat skal registreres med et p-nummer, såfremt der leveres en ydelse fra adressen.

P-numrene vedligeholdes i virk.dk og grunddatateamet sørger for at opdatere ved ændring af navn og adresse eller når en afdeling nedlægges eller oprettes.

Grunddatateamet sender besked til direktørområdets anmoder ved alle ændringer af grunddata.

Anmoderen kan vedligeholde data gennem SBA og dermed oprette, slette og korrigere brugerrettigheder til langt de fleste fagsystemer.

Rettigheder til virk.dk bestilles i It's selvbetjeningsløsning

Rettigheder i forhold til SD løn bestilles via en mail til sdadgang@viborg.dk 

Ved alle organisationsændringer anbefales det, at der laves en optegning af organisationen i en før og efter version.

Kontakt grunddata@viborg.dk og bed om en Visiotegning.
I vil få de korrekte oplysninger fra SD løn/OS2MO i form at et organisationsdiagram med angivelse af afdelingsnavne og navne på lederne for de enkelte afdelinger.

Når der ændres navn eller adresse på en afdeling, eller der ansættes ny leder, er det vigtigt at få opdateret oplysninger på hjemmeside og Vicki.

En del oplysninger opdateres automatisk på Vicki, dog er det vigtigt at oplysningerne under Organisation tilrettes manuelt af koordinatorerne.

Opgaveblad sendes til web- og vickikoordinatorer.