Kantinebestilling i Outlook

Denne vejledning beskriver, hvordan kantinebestilling foregår som integreret del af mødebookning i Outlook.

Her finder du

Du får brug for

At Concierge Services Mødelokaler og Ressourser og Concierge Services Kantinebestilling er installeret på den administrative computer.
Programmerne bestilles igennem Programkataloget.  

 

Opret møde

  • Åbn kalenderen i Outlook og tryk på Nyt møde.
  • Tryk på Ressourcer og bestil et mødelokale.

Bestil forplejning

  • Tryk på Services.
  • Tryk på Ny bestilling.
    Den samlede menu er opdelt i tre faneblade: Formiddag, Frokost og Eftermiddag. Mødetidspunktet afgør således, hvad der kan forventes leveret.
  • Sæt flueben i de ønskede varer.
  • Ændr evt. leverings- og afrydningstidspunkt i toppen af vinduet.
  • Tryk på Regnskab.
  • Tryk på fanen Konto.
  • Tryk på pilen ud for kontonummer og vælg hvorfra bestillingen skal betales.
  • Tryk på OK.
  • Tryk på OK.
    Bestillingen sendes til Kantinen, når mødeindkaldelsen afsendes.

Bestil forplejning for en anden

For at bestille forplejning hvor en anden har oprettet mødet, skal du:

  • Opret et nyt møde på samme tidspunkt.
  • Tryk på Ressourcer.
  • Ud for Grupper vælg Kantinebestilling uden mødelokale og tryk derefter et vilkårligt sted i Ressourcer for at se Oversigten.
  • I Oversigt vælg Kantine - Mødelokalet er bestilt (scroll ned til du kan se den).
  • Tryk på Vælg.
    Følg derefter trinnene i Bestil forplejning.

Bestil forplejning udenfor Rådhusets mødelokaler

Kantinen leverer kun mødeforplejning til mødelokaler på Rådhuset.

Hvis du ønsker
- at spise i kantinen
- at afhente de bestilte varer selv
- at få det bragt ud (dette aftales direkte med Rådhusbetjentene)

  • Tryk på Ressourcer.
  • Ud for Grupper vælg Kantinebestilling uden mødelokale.
  • Vælg hvordan bestillingen ønskes afhentet.
  • Tryk på Vælg.
  • Tryk på Nej (der skal være det bookede lokalet udenfor Rådhuset og Kantine - Ud af huset).
  • I Services skal du huske at vælge Kantine - Ud af huset for at kunne bestille forplejning.

Hvis du samtidig har booket et mødelokale udenfor Rådhuset, men ønsker at medbringe forplejning fra kantinen, så skal du i kantinebestillingen vælge den rigtige kategori for at få mulighed for at lave ny bestilling.

  • Tryk på pilen ud for Resourcer inde i bestillingen.
  • Vælg Kantine - Henter selv.
  • Tryk på OK.

Ret eller Slet en bestilling

  • Åbn mødet i Outlook.
  • Dobbeltklik på ordren under Dine bestillinger.
  • Tilføj de ønskede varer.
  • Tryk på OK.
  • Tryk på Send.

Ændrer betalingskonto

  • Tryk på Vært/Regnskab.
  • Tryk på fanen Konto.
  • Tryk på den nuværende konto og vælg en anden.
  • Tryk på OK.

Ændrer antallet af deltagere

  • Tryk på pilene ud for Deltagere, så det lander på det rigtige antal deltagere.
    Husk at opdatere bestillingen.

Ændrer stykantal

  • Markér varelinjen og tryk F2.
  • Ret til det rigtige antal.
  • Tryk Enter.

Få Services til at åbne automatisk ved mødebookinger

Vinduet med Services kan automatisk vises, når du påbegynder mødebookning.

  • Tryk på den lille pil i højre hjørne ud for Concierge Services.
  • Sæt flueben i Vis altid ved åbning af aftale.
  • Tryk på OK.

Godt at vide

Forplejning skal bestilles eller ændres inden klokken 10 den foregående dag.

Du kan af tekniske årsager IKKE benytte knappen Ny Bestilling til flere leverancer til samme møde. Hvis du vil lave flere ordrer til det samme møde til levering på forskellige tidspunkter, skal du oprette en ny lokalebookning pr. kantinebestilling, hvor du vælger Mødelokalet er bestilt.
Selvom du får en besked, at Mødeindkaldelsen blev afvist, fordi der er konflikter (du har jo allerede booket lokalet til den fulde mødelængde), går kantinebestillingen igennem.