Send sikker mail til en borger eller en virksomhed

• Du skal oprette en mail, som du plejer, ved at trykke på Ny mail.

• I feltet Til i mailen indtaster du CPR-nummer eller CVR-nummer og trykker på knappen Kontrollér modtagere.
• Der kommer en dialogboks, hvor der står:
  Serviceplatformen returnerede følgende:
  CPR-nummer tilhører xxxxxx/CVR-nummer tilhører xxxxxxx.
• Stemmer navnet overens med, der hvor der skal sendes til, klikker du OK og en ny boks kommer frem på skærmen, hvor der står:
  Alle modtagere kontrolleret. Der kan sendes sikkert til alle modtagere af denne e-mail.
  Det betyder, at borgeren eller virksomheden kan modtage digital.
• Tryk på OK.
• Hvis der er uoverensstemmelse, skal du klikke på OK, men efterfølgende skal du slette eller rette CPR-/CVR-nummeret i mailen og tryk Kontrollér modtagere igen.

• Når du har kontrolleret, at borgeren/virksomheden kan modtage digital post, trykker du på knappen Send Sikkert, der er placeret oven over modtageroplysninger.
• Du modtager en mail fra svc_noreply_signflow, når mailen er afsendt.

Som standard er Viborg Kommune valgt som afsender/modtager. Du har mulighed for at vælge en anden postkasse til Digitalpost retursvar. Det betyder, at den postkasse, du har valgt, vil modtage svaret.
Dit valg af postkasse huskes og vil herefter være den postkasse, du modtager svar i, indtil du retter det igen.

• Tryk på pilen ud for Digitalpost retursvar og vælg den postkasse, retursvaret skal lande i. Boksen forsvinder af sig selv, når du har valgt, men du kan trykke på pilen igen for at være sikker på, at det er den rigtige postkasse, du har valgt.
  Vær opmærksom på, at der både skal vælges for virksomheder og borgere.

• Hvis du tilknytter en fil direkte til en mail ved hjælp af funktionen Del oppe i højre hjørne, skal du trykke på Outlook, så danner Outlook automatisk en ny mail hvor feltet Til er tomt. Her kan du på samme måde, som tidligere beskrevet, kontrollere modtageren og benytte knappen Send Sikkert.
• Husk når du sender en mail direkte fra Word, Excel eller Powerpoint, skal du indsætte din signatur i mailen ved at kopiere signaturen fra en tidligere sendt mail.

Tryk på Sikker Mail Portal under Sikker Mail og så åbner en hjemmeside. Der får du to muligheder:
Direkte Adressering og Adressebog.

• Direkte Adressering:
  Her finder du listen over domæner, der kan Direkte Adressering (tunnelmail). Direkte Adressering er sikker mail mellem to slutbrugere. Siden viser både offentlige og private virksomheder, der kan modtage sikre mails i Direkte Adressering.
  Det er muligt at søge enten på domæne eller på startbogstav.
• Adressebog:
  Adressebogen er en samling af kendte sikre mail adresser, der bliver opdateret automatisk, når der sendes til/modtages fra en ny adresse.
  Det er muligt at søge på startbogstav eller i højre side at vælge at søge på Navn, Email eller Beskrivelse.

• Hvis borgeren/virksomheden er fritaget for Digital Post, vil der i boksen, når du søger på CPR-/CVR-nummeret, stå:
  Der kan ikke sendes sikkert til følgende modtager(e):
  Borgerens CPR-nummer/Virksomhedens CVR-nummer.
• Du må i stedet oprette et dokument i Word og sende det via OneTooX. Så vil dokumentet blive udskrevet og efterfølgende sendt til borgeren som almindelig post.