Digital Post og sikker mail
Digital Post er et sikkert netværk, hvor vi som myndighed kan kommunikere med borgerne, andre myndigheder, virksomheder og foreninger. En forsendelsesform der gør det muligt at beskytte følsomme og fortrolige personoplysninger ved at sende mails og breve som sikker post.
Abonnér
og dens undersider
Digital Post i Viborg Kommune
Det er obligatorisk for alle borgere, der er 15 år eller derover og har bopæl eller fast ophold i Danmark, at være tilsluttet Digital Post (har en e-Boks).
Ligeledes skal virksomheder og foreninger med et CVR nummer være tilsluttet Digital Post.
Hvis der foreligger ganske særlige omstændigheder, som betyder, at man ikke kan modtage sin post digitalt, kan man efter ansøgning via borger.dk blive fritaget for tilslutning til Digital Post.
Ved at benytte Digital Post, kan du sende informationer som indeholder både fortrolige og følsømme oplysninger.
Du kan sende sikker post til modtagerens e-Boks som
- en mail via Microsoft Outlook
- et brev via OneTooX
Er modtageren ikke tilsluttet Digital Post (har en e-Boks) sendes information som almindelig papirpost.
Send en sikker mail fra Outlook
I Outlook kan du med et enkelt klik sende en mail med personoplysninger gennem en sikker mailforbindelse til en e-Boks og derved beskytte indholdet i mailen.
Det gør du ved at benytte knappen Send Sikkert i Outlook.
Har du brug for hjælp, kan du finde det i denne vejledning.
Ligeledes kan du sende og modtage en sikker mail direkte til en medarbejder eller fællespostkasse hos en myndigheden eller firma, såfremt de fremgår af den Direkte adresseringsliste under Sikker Mail Portalen i Outlook. Til daglig omtalt som tunnelmail.
Find en mere detaljeret beskrivelse i denne vejledning.
Send et brev som Digital Post
Når et brev er oprettet i Word og skal sendes til modtagerens e-Boks, kan du gøre brug af programmet OneTooX, som ligger under fanen dynamictemplate i Word.
Med OneTooX sendes brevet altid som sikker post. Det er kun modtageren, som kan læse indholdet.
Er modtageren fritaget for Digital Post, sendes brevet med OneTooX videre til KMD, hvor det printes, kuverteres og sendes som almindelig papirpost til modtageren.
Få hjælp til at bruge OneTooX i denne vejledning.
Send intern mail
Når du sender mails til kolleger ansat i Viborg Kommune, som har en intern e-mailadresse, er det altid en sikker mail. Indholdet i en intern mail må derfor gerne indeholde personoplysninger eller andre fortrolige oplysninger.
Du kan også sende sikker mail til vores fællespostkasser. Se listen over sikre postkasser på viborg.dk
Vær opmærksom på at videresender du mail, som også indeholder eksterne modtagere, skal den altid sendes som sikker mail.
Sådan modtager vi Digital Post
Når borgerne, andre myndigheder, virksomheder og foreninger sender sikker mail til Viborg Kommune, modtages beskeden som en mail i vores digitale postkasser. Se listen med digitale postkasser på viborg.dk
Hovedpostkassen (viborg@viborg.dk) tømmes af Stabs- og Byrådssekretariatet, som videresender de modtagne mails til fællespostkassen for det enkelte direktørområde til håndtering/sagsbehandling af sekretariatet.
Alle de øvrige digitale postkasser gennemgås i de enkelte afdelinger, hvor de modtagne mails sendes videre til de enkelte sagsbehandleres indbakke.
Sender en anden myndighed, virksomhed eller forening en sikker mail gennem Sikker Mail Portalen (tunnelmail), modtager sagsbehandleren den direkte i sin egen indbakke.