Enkeltsagsprincippet

I Viborg Kommune benytter vi KL journalsystem. Et redskab til systematisk at registrere og identificere sager og dokumenter i Acadre og diverse fagsystemer, ved at tilknyttet et KLE-nummer (journalkode), som beskriver hvilket emne sagen drejer sig om, og hvilken behandling der skal ske - klage, projekt, aftale (facet).

Det skal være nemt at genfinde en sag - ikke mindst ved håndtering af anmodninger om aktindsigt eller registerindsigt og ved videndeling på tværs af organisationen. Det understøttes af, at vi alle sammen anvender samme journaliseringssystem og journaliserer efter de samme principper.

Samtidig skal vi også kunne håndtere borgernes data korrekt - blandt andet i forhold til GDPR-reglerne, sletning af data og på sigt give borgerne adgang til egne data.

Det er ikke blot i vores hverdag, at brug af enkeltsagsprincippet er vigtigt, men i høj grad også når det efter en årrække kan være nødvendigt at skulle genfinde sagerne hos Rigsarkivet.

KL journalsystem bygger på enkeltsagsprincippet, som understøtter at sagerne organiseres på samme måde efter emner og med en sag pr. afgørelse. Dette kombineret med sigende og unikke sags- og dokumenttitler, giver overblik og gør søgning og videndeling meget lettere.

Ved at følge enkeltsagsprincippet sikrer vi også, at hver enkelt sag kun indeholder relevante dokumenter/informationer, der har betydning for den afgørelse, der skal træffes i sagen.

Omhandler arbejdsflow i Acadre

Årstalssager
Når der i løbet af et år foretages samme sagsbehandling inden for et emne, eksempelvis udarbejdelse af dagsordener/referater til møder, kan enkeltsagsprincippet fraviges. I stedet oprettes der årstalssager, hvor alle relevante dokumenter gemmes i løbet af året (eks. Møder i Fag-MED Dagplejen – 2023). Disse sager afsluttes altid ved årets udgang.

Henvisning mellem samme sagstyper
Det er også en god ide at benytte funktionen Henvisninger, hvor sagerne knyttes sammen, så man nemt kan hoppe fra eks. 2021 til 2022 til 2023.

Tilknyt enkeltsager til en samlesag
Sidste mulighed er at oprette Samlesager, hvortil hver enkelt sag kan knyttes. Det kan give god mening eksempelvis ved projektarbejde.

Benyt autoprofiler når du opretter en sag
Arbejder du med mange sager af samme type er det også en god ide at arbejde med autoprofiler. En slags sagsskabelon der indeholder standardoplysninger som blot skal tilpasse, når en ny sag oprettes (eksempelvis sagstitel, sagstype og journalkode).

• Journaliseres der dokumenter, som vedrører flere afgørelser eller beslutning i den samme sag, vil der være dokumenter, der måske aldrig blive fundet, fordi de ligger på en sag, hvor de ikke hører til.
• Man undlader at lave en søgning på, om der er oprettet en sag på det aktuelle emne/henvendelse. Dermed risikerer man at lave to sager, som burde være én sag, hvor man arbejder sammen på tværs af organisationen
• Man glemmer at oprette en ny sag, når der eksempelvis kommer en klage over en afgørelse. Begrundelse for 2 sager er, at der skal benyttes to forskellige handlingsfacetter. Afgørelse kan være P21 mens en klage er K02, en anke er K03.
• Man undlader at afslutte en sag, når der er truffet en afgørelsen og bliver ved med at journaliseres dokumenter, som ikke er relevante for afgørelsen. Disse sager kan strække sig over mange år og bliver nemt uoverskuelige.

Skulle du efterfølgende have nogle spørgsmål, er du velkommen til at kontakte din nøglebruger i afdelingen.