Journaliseringspligten

Du skal have styr på at journalisere, for at sikre de enkelte sager indeholder relevant og nødvendig dokumentation, både af hensyn til vores egen hukommelse som sagsbehandlere, men også af hensyn til vores kollegaer, som måske skal overtage sagsbehandlingen, hvis vi har ferie eller får nyt arbejde. 

Korrekt journalisering giver overblik over sagens dokumenter, letter sagsbehandlingen og understøtter kvalitet og effektivitet i vores sagsbehandling. Især ved håndtering af anmodning om aktindsigt.

Mangelfuld journalisering indebærer risiko for, at vi skal bruge ekstra ressourcer f.eks. på at genskabe bortkomne eller slettede dokumenter. Samtidig forringer det sagsbehandlingen og borgernes retssikkerhed.

Som myndighed har vi pligt til at journalisere 

• indgående og udgående dokumenter som har relevans for sagsbehandlingen – dette gælder også interne dokumenter i endelig form

Dokumenter kan f.eks. være fysiske dokumenter/notater, mails (og vedhæftede filer), billeder, videoer, sms’er m.m.

Et dokument har relevans for sagen, når indholdet har betydning for den afgørelse/beslutning, der skal træffes.

At journalisere er at gemme dokumentation for vores sagsbehandling på en måde, så det er nemt at identificere og fremfinde sagerne igen.

Af offentlighedsloven fremgår, at journalisering af dokumenter, skal ske snarest muligt efter de enten er afsendt eller modtaget.

• indgående og udgående dokumenter bør normalt være journaliseret 3-4 arbejdsdage efter afsendelsen eller modtagelsen.
• e-mails bør være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelse eller afsendelse
• journaliseringsfristen på de 7 arbejdsdage regnes fra den første dato i en mail-tråd

Interne dokumenter er ikke omfattet af fristen i offentlighedslovens § 15, stk. 2, men af almindelige ordenshensyn bør interne dokumenter journaliseres, inden for rimelig tid efter de ligger i endelig form.

Dokumenter bliver ikke journaliseret, hvilket kan betyde, at vi ikke kan dokumentere sagsgangen i afgørelser eller bevise, at breve er sendt eller modtaget. Dette kan i sidste ende føre til, at en afgørelse bliver ugyldig.

Alt for mange e-mails, hvor indhold er uden betydning for sagen, bliver journaliseret på sagerne, hvilket kan betyde, at de vigtige dokumenter drukner på sagen.

Dårlig journalisering kan betyde mangelfuld dokumentation for en beslutning eller afgørelse ved anmodning om aktindsigt, hvilket skaber mistillid fra borger.

Skulle du efterfølgende have nogle spørgsmål, er du velkommen til at kontakte din nøglebruger i afdelingen eller du kan finde information her: Journalisering (ombudsmanden.dk).