Notatpligt

Du skal være opmærksom på, at du som sagsbehandler har notatpligt efter offentlighedslovens § 13. Et notat kan få afgørende betydning som dokumentation for afgørelsen af en sag, fordi oplysninger ikke fremgår af sagens øvrige dokumenter. 

Så du skal gerne kunne svar ja på spørgsmålene:

• Husker du at lave et notat med oplysninger, som du modtager på møder eller i telefonsamtaler, der har betydning for sagens afgørelse?
• Får du journaliseret dit notat på sagen med det samme?

Når der udarbejdes et notat, er der pligt til at journalisere dette på sagen straks – også selvom sagen henlægges, uden der er truffet en afgørelse.

Er der tvivl om, hvorvidt en oplysning er væsentlig, bør der altid laves og journaliseres et notat på sagen på det tidspunkt, hvor oplysningen bliver kendt. 

Notatpligten omfatter faktiske oplysninger og faglige vurdering, som kommunen modtager mundtligt under møder eller ved telefonsamtaler med borgere, virksomheder eller andre myndigheder. Oplysninger, som det forventes senere, kan få betydning ved afgørelse i byggesager, om sociale ydelser eller på et af de mange andre områder, hvor vi som kommunal myndighed træffer afgørelser.

Eksempelvis har en medarbejder

• været ude på en besigtigelse eller har foretaget nogle målinger i en miljøsag. Har resultaterne betydning for sagens afgørelse, er der notatpligt
• været til møde med et rådgivende ingeniørfirma eller anden myndighed og har på mødet modtaget tekniske vurderingen, som har betydning for sagens afgørelse, er der notatpligt

Notatpligten omfatter også oplysninger, der udveksles mundtligt inden for kommunen, f.eks. mellem ansatte indbyrdes.

Hvis de samme oplysninger allerede fremgår af sagen, fordi borgeren måske allerede har beskrevet de samme ting i et brev til kommunen, er der selvfølgelig ikke nogen notatpligt.

Ifølge offentlighedsloven er der også notatpligt i forhold til væsentlige sagsekspeditionsskridt. Som eksempel kan nævnes de sager, hvor man meddeler en afgørelse mundtligt.

For at gengive oplysningerne i et notat så nøjagtigt som muligt, bør notater udarbejdes og journaliseres snarest muligt efter man har modtaget relevante oplysninger, vurdering eller har foretaget en ekspedition, som har betydning for sagen (og i øvrigt ikke fremgår af sagens dokumenter).

Undgå at bruge forkortelser, koder og indforstået sprogbrug. Det kan eksempelvis få betydning i klagesager.

Et notat bør indeholde oplysning om

• dato
• navn på part
• vigtige pointer og aftaler
• sagsbehandler id
• hvordan oplysningerne er modtaget

Notatpligten efter offentlighedsloven gælder ikke i forbindelse med kommunens udøvelse af såkaldt faktisk forvaltningsvirksomhed, det vil for eksempel sige undervisningssammenhænge, patient- og anden klientbehandling, herunder i hjemmeplejens regi.

Notatpligten omfatter heller ikke tilfælde, hvor eksempelvis en borger kontakter kommunen og beder om generel vejledning om regler og praksis indenfor et bestemt område, men uden at dette relaterer sig til en konkret sag.

Notatpligten gælder heller ikke i forbindelse med kommunens privatretlige dispositioner. Det vil sige de aftaler som kommunen indgår på linje med enhver anden virksomhed - fx om indkøb af varer. 

Laves der ikke notat om mundtligt modtagne oplysninger, som ligger til grund for en afgørelse, vil det eksempelvis

• ved ansøgning om aktindsigt ikke være muligt, at give borgeren/parten indblik i de oplysninger, der har haft betydning for sagens afgørelse
• ikke være muligt at føre effektiv kontrol med, om myndigheden havde et tilstrækkeligt grundlag for at træffe afgørelsen
• blive vanskeligt at dokumentere afgørelsens eksistens, datering, indhold og rækkevidde
• medvirke til at borgeren ikke har tiltro til, at kommunen handler korrekt

Skulle du efterfølgende have nogle spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte din nøglebruger i afdelingen, eller du kan finde mere information her: Notatpligt (ombudsmanden.dk).