Opbevaring af foto og samtykker

Sådan opbevarer du samtykker

Har du indhentet et samtykke, skal du gemme det, så du kan efterfølgende kan forbinde det med de fotos, det hører til.

Det gør du ved at gemme samtykket på den tilhørende Acadre-sag. Har du ingen sag, så gem det i Acadre i samlesagen ”Samtykkeerklæringer uden sag” 19/252 i den relevante årsmappe. Navngiv dokumentet: Navn (på den, der giver samtykke), event/sted, dato (for fotografering).

Har du mange samtykker fra et arrangement, så lav en undermappe til billederne i den relevante årsmappe, som du navngiver med sted/events navn og dato.

Sådan opbevarer du fotos

Brug ikke private enheder til at tage foto og video.

Når du har taget billederne, kan du kort opbevare dem, på den enhed du har fotograferet med. Du skal slette dem fra enheden igen, så snart det er muligt.

Har du brug for at gemme dem lidt længere, så gem dem i en mappe på OneDrive. Er der samtykker til, så skriv det sagsnummer fra Acadre, hvor samtykkerne er gemt ind i billedernes filnavn. På den måde forbinder du foto og samtykke.

Fotos, der kan bruges af kolleger eller andre samarbejdspartnere, OG hvor der findes et skriftligt samtykke, gemmer vi i Viborg Kommunes billeddatabase Skyfish.

Sletning af fotos

Som udgangspunkt skal du slette fotos, så snart det er muligt. Fx skal du huske at slette billeder på optageenheden, når du har flyttet dem over i OneDrive eller Skyfish.
Har du brugt et billede på fx Facebook, skal du huske også at slette billedet hér, når der ikke længere er brug for det. Det kan fx være når den begivenhed, billedet omhandler, ikke længere er aktuel.

Det er dit ansvar, at billederne bliver slettet. Opbevares billederne i fagsystemer, fordi de indgår i egentlig sagsbehandling, skal du normalvis ikke slette billederne.

Hvis du sletter fotos, der er forbundet med et samtykke, skal du bagefter gå i Acadre og skrive i det specifikke samtykkes dokumentprofil eller den mappe samtykket ligger i, under noter, at billedet er slettet.