Retningslinjer for sociale medier i Viborg Kommune

Det er let at oprette en Facebook-side. Det er ikke så let at finde ud af persondata, dataansvar og meget mere. Derfor har vi lavet nogle fælles retningslinjer, som du skal følge for at komme godt i gang.

Viborg Kommune har overordnede sider og profiler på Facebook og LinkedIn. Her offentliggør vi nyheder, historier og andet indhold, som har relevans for de, der bor, arbejder og besøger Viborg Kommune.

Ønsker du at oprette en side, gruppe eller profil for en specifik indsats, for en institution, til et event eller noget helt fjerde, skal du være opmærksom på disse retningslinjer:

Godkendelse

Din nærmeste leder skal godkende, at du opretter en Facebook-side på sociale medier, hvor Viborg Kommune er afsender.

Administratorer

Der skal altid være mindst to administratorer til en side eller gruppe på Facebook og/eller LinkedIn. På disse platforme bruges private konti til at logge ind og til at administrere sider som administratorer. Til en konto, hvor login deles (f.eks. Instagram), skal login gemmes i Acadre, så andre medarbejdere om nødvendigt kan få adgang til det.

Derudover skal en kollega fra kommunikation oprettes som administrator, så der altid er muligt at slette eller ændre profilen.

Det skal nemlig altid være muligt for Viborg Kommune at kunne tilgå sider, der har Viborg Kommune som afsender. Stopper medarbejdere i deres nuværende job, skal de videregive administratorrettigheder. Såfremt siden/gruppen/profilen ikke overtages af andre, skal den slettes.

Registrering

Kontakt en social media-redaktør, som kan hjælpe dig med at få registreret siden/profilen. Vi skal have overblik over, hvilke sider/profiler, Viborg Kommune er afsender på.

Beskedfunktion

Beskedfunktionen skal lukkes.

Samtykke til brug af billeder

Vær opmærksom på, om du skal bruge samtykke til at bringe billeder med genkendelige personer. Du kan læse mere om brug af billeder på internettet og sociale medier Samtykker og tilladelser.

Ingen sagsbehandling og ingen personlige oplysninger

Foretag ikke sagsbehandling på sociale medier. Moderér din Facebook-side eller gruppe. Slet eventuelle kommentarer, som indeholder personfølsomme oplysninger, som telefonnumre, adresser, CPR-numre, mv.

Slet de sider, du ikke bruger

Inaktive sider og profiler skal slettes. Har en Facebook-side ikke offentliggjort nyt indhold to år, betegnes den som udgangspunkt som inaktiv og skal slettes.