Arbejdsgangsanalyse

Arbejdsgangsanalyse bruges til at arbejde systematisk med at undersøge jeres arbejdsgange og optimere, så de løses mere effektivt. Arbejdsgangsanalyse benyttes også i LEAN.

Send til en kollega

Abonnér

Abonnér på denne side
og dens undersider

Abonnér kun på denne side

Her finder du

Kursus - skab effektive arbejdsgange på din arbejdsplads Kursus - skab effektive arbejdsgange på din arbejdsplads
Hvad er en arbejdsgangsanalyse, og hvor er den anvendelig?Hvad er en arbejdsgangsanalyse, og hvor er den anvendelig?
1. Identificér og forbered arbejdsgangsanalysen 1. Identificér og forbered arbejdsgangsanalysen
2. Kortlæg den nuværende arbejdsgang 2. Kortlæg den nuværende arbejdsgang
3. Kortlæg den fremtidige arbejdsgang 3. Kortlæg den fremtidige arbejdsgang
4. Planlæg implementering af prøvehandling og evaluér 4. Planlæg implementering af prøvehandling og evaluér
Find aktuelle dokumenter til jeres arbejde Find aktuelle dokumenter til jeres arbejde
Kontakt Kontakt

Hvad er en arbejdsgangsanalyse, og hvor er den anvendelig?

Arbejdsgangsanalysen er en metode til at synliggøre de enkelte processer, der indgår fra start til slut i en opgave med fokus på, hvad der skaber værdi for borger/samarbejdspartner/kollega.
Med arbejdsgangsanalysen får vi et fælles billede af, hvor der er potentiale for at effektivisere arbejdsgangen, bla. ved at fjerne spild. Mulige forbedringsforslag kan fx handle om digitalisering.

Efter vi har fjernet "spildet" kan vi med fordel lave en standard for at løse opgaven. En standard kan være nyttig, da vi bedre kan tage over for hinanden fx ved sygdom og ferie, da opgaven er tydelig beskrevet.

Det er især opgaver vi løser ofte, det kan være dagligt, ugentligt eller lidt sjældnere, som er velegnede at bruge metoden på. Hvis det er opgaver vi løser fx 1-2 gange om året, kan vilkår for løsning af opgaven have ændret sig, så standarden har mindre værdi.

Lav en brainstorm over de opgaver, du udfører dagligt, ugentligt eller månedligt. Løser du dem optimalt, eller oplever du, at du skal have fat i opgaven flere gange, fx fordi du mangler informationer, venter på noget eller skal lave omarbejde?

Det kan også være opgaven har et stort volumen, stort ressourceforbrug, flaskehalsproblemer eller politisk opmærksomhed.

Skriv de arbejdsgange der er velegnet til en arbejdsgangsanalyse på en post-it og vurder effekten i forhold til gevinst og indsats. Tag fat i den arbejdsgang, hvor du opnår størst effekt.

Når arbejdsgangen er identificeret, kan I udfylde en formålsbeskrivelse, hvor I beskriver, hvad I gerne vil opnå ved at effektivisere arbejdsgangen. Hav fokus på, hvad der giver værdi for "kunden". Kunden kan være borgeren, kollegaer, samarbejdspartner. "Kundeværdien" vil give et godt afsæt for overvejelserne af, hvad der kan være "spild".

Eksempler på spild:

Fejl, fx mangelfuld information, utilsigtede hændelser, fejl i data
Unødvendige processer, fx samme information flere steder, dobbeltarbejde, uklart serviceniveau, for mange detaljer, cc på mails,
Uhensigtsmæssige ansvarsskift, skifter opgaven hænder, hvor det ikke er nødvendigt?
Afbrydelser, fx hastesager, telefoner, kolleger
Ventetid, fx opgaver der venter på behandling, medarbejdere der venter på informationer, venter til møder
Informationssøgning, fx lede efter sager, kontakt til samarbejdspartner flere gange, manglende arkivering af fx mails
Overservicering, fx manglende forventningsafstemning i forhold til opgaven, overflødig information for at være sikker, unødvendig finpudsning af fx PowerPoints.
Uudnyttet viden, fx mangel på videndeling og feedback, manglende deling af viden om børn, elever, beboere, gode ideer bliver ikke brugt.

Så skal du indkalde relevante deltagere til møder. Det vil være personer, der har viden om den pågældende arbejdsgang. Det kan være leder, administrative medarbejdere, samarbejdspartnere.

Antal møder afhænger af, hvor omfattende en arbejdsgang, du har valgt. Ofte vil 3 møder være et godt udgangspunkt:

Møde 1: Definér kundeværdi og kortlæg den nuværende arbejdsgang. Se efter spild undervejs
Møde 2: Fokus på at fjerne spild og beskrive den fremtidige arbejdsgang. Lav handleplan for forbedringsforslag
Møde 3: Følg op på handleplan og implementér

Overvej, hvilke roller de enkelte mødedeltagere har:

Skal deltagerne forberede noget før møderne?
Hvad skal deltagerne medbringe på mødet?
Skal der være en facilitator, som står ved det brune papir og styre processen omkring kortlægning af arbejdsgangen? Eller gør du det selv?

Først skal I kortlægge den nuværende arbejdsgang.

Sørg hele tiden for at have fokus på, hvad der giver værdi for kunden, som kan være borgeren, kollega i egen afdeling eller anden samarbejdspartner.

Formålet med at kortlægge den nuværende arbejdsgang er at få indsigt og forstå, hvordan arbejdsgangen udføres nu - det er grundlaget for forbedringer.

Der benyttes brunt papir og post-it i forskellige farver til at beskrive den nuværende arbejdsgang.

Det kan fx være:

Gul post-it beskriver processen
Lyserød post-it beskriver spild
Grøn post-it beskriver forbedringsforslag
Orange post-it kan fx benyttes til særlig fokus på digitaliseringsløsninger
Blå post-it tydeliggør, når processen kan gå flere veje

Pas på med at gå i sagsbehandling. Koncentrer jer om NU-situationen, og ikke løsningsforslag til den fremtidige arbejdsgang. Hvis der kommer løsningsforslag, så notér dem på en post-it og hæng den op. Så kommer I tilbage til dem senere.

Det fælles billede af den kortlagte nuværende arbejdsgang fremkalder mange forslag til ændringer og forbedringer, så "spildet" fjernes og kundeværdien højnes. Notér fx spild på lyserøde post-it og forbedringsforslag på grønne post-it.

Eksempler på de 8 spildtyper er:

Fejl, fx mangelfuld information, utilsigtede hændelser, fejl i data
Unødvendige processer, fx samme information flere steder, dobbeltarbejde, uklart serviceniveau, for mange detaljer, cc på mails,
Uhensigtsmæssige ansvarsskift, skifter opgaven hænder, hvor det ikke er nødvendigt?
Afbrydelser, fx hastesager, telefoner, kolleger
Ventetid, fx opgaver der venter på behandling, medarbejdere der venter på informationer, venter til møder
Informationssøgning, fx lede efter sager, kontakt til samarbejdspartner flere gange, manglende arkivering af fx mails
Overservicering, fx manglende forventningsafstemning i forhold til opgaven, overflødig information for at være sikker, unødvendig finpudsning af fx PowerPoints.
Uudnyttet viden, fx mangel på videndeling og feedback, manglende deling af viden om børn, elever, beboere, gode ideer bliver ikke brugt

Notér, hvilke forbedringsforslag der skal til for at fjerne spildet. Tænk også i digitalisering.

Når I har kortlagt arbejdsgangen, vil I ofte undervejs have fundet forslag til forbedringer for at fjerne eller minimere spildet.

Når I skal vurdere, hvilke forbedringsforslag I vil arbejde videre med, kan I bla. vurdere virkningen af forbedringsforslaget i forhold til hvilken indsats det kræver.

Nogle forbedringer kan I sætte i værk med det samme. Andre kræver lidt mere planlægning og arbejde, fx nye procedurer og standarder, som skal udarbejdes. Andre igen kræver måske så stor en indsats, men giver kun en lille virkning, at det ikke kan betale sig at indføre forbedringen.

Det vil være en god ide at samle de forbedringsforslag, I vil arbejde videre med, i en handleplan, så I har et godt overblik og fastholder de gode ideer og forslag.

Handleplanen kan fx beskrive:

Hvilket problem/spild har I identificeret?
Hvilke forbedringsforslag har I drøftet for at fjerne eller minimere spildet?
Hvem er ansvarlig for at arbejde videre med forbedringsforslaget og er der en deadline?
Hvordan og hvornår skal der kommunikeres om forbedringsforslaget?
Hvordan og hvornår følger I op på forbedringsforslaget?

Når I har udarbejdet fx en ny standard for en arbejdsgang, kan det være en god ide at teste den inden den implementeres i fuld skala. For vi kan ikke altid vide, om den fundne løsning, løser problemet som vi regner med. Derfor kan det være nyttigt at have fokus på læring og forbedring.

Til test og opsamling på læring og forbedringer kan I fx benytte PDSA cirklen som beskriver:

PLAN: Hvad vil der ske, hvis vi prøver noget anderledes?
Hvad er formålet med den nye arbejdsgang/forbedringsforslaget?
Spørgsmål og arbejdshypotese: hvad vil der ske, hvis vi prøver noget andet?
Hvem, hvad, hvor og hvornår gør I noget?
DO: Lad os prøve det.
Den planlagte prøvehandling afprøves og der opsamles data og tilbagemeldinger.
Problemer dokumenteres
Analysen begynder.
STUDY: Hvordan gik det?
Analysen gennemføres
Resultatet sammenholdes med spørgsmål og arbejdshypotese.
ACT: Hvad nu?
Er den nye arbejdsgang klar til at sætte i værk?
Skal der laves en ny test?
Hvordan skal implementeringen foregå?