Jeg kan ikke finde en vare eller ydelse i Tellis

Hvis du bruger mere end 2 min. på lede efter en vare eller tjenesteydelse i Tellis, så kontakt Udbud og Indkøb. Se hvordan du betaler hensigtsmæssigt for varer, f.eks. med EAN nummer, nu du ikke kan handle i Tellis.

Her finder du

Kontakt

Tænk dig om, før du handler

Tænk dig om, før du handler - det kan blive dyrt i administration (1,5 min.)

Må jeg købe noget andet end aftalevaren?

Nej, det må du som udgangspunkt ikke!

Ring til Udbud og Indkøb på tlf. 20 75 75 74, hvis du er i tvivl. 
Der kan dog være visse undtagelser, eksempelvis:

Suppleringskøb

Har du et spisestel og skal supplere med 5 ekstra tallerkener, er det okay at købe de 5 tallerkener, selvom de ikke er på aftalen.

Specielle funktioner

Skal du bruge en speciel kontorstol, fordi du har nogle fysiske udfordringer, er det en god saglig grund for at købe en speciel kontorstol udenfor aftalen.

Farve og modeller er ikke et godt argument

Hvis du godt kunne tænke sig den nyeste model eller en anden farvevariant på din vare, er det ikke en god saglig grund for at købe udenfor aftalen.

Har du brug for en højstol, og synes den vi har en aftale på er grim og har de forkerte dimensioner, så er det ikke en saglig grund til at købe udenfor aftalen.

Der skal altid være sund fornuft, og en saglig grund for at foretage indkøb udenfor en aftale.

Indkøb hvor der ikke er en indkøbsaftale - betal med EAN nummer

De varer og tjenesteydelser, der ikke er indgået en indkøbsaftale på, må du købe, hvor du kan finde det bedst og billigst.

Der gælder dog særlige regler indenfor byggeri og renovation. Læs om håndværkerlisten eller kontakt Teknik og Miljø.

Når du har undersøgt, om der er en indkøbsaftale på området (eksternt link), opfordrer vi til, at du så vidt muligt samler indkøbene, så der ikke skal refunderes/betales mange forskellige fakturaer.

Alle køb skal betales elektronisk. Det betyder, at du skal medbringe/oplyse EAN nummer til leverandøren. EAN numre kan findes i oversigten på viborg.dk.

Kontakt din leder eller den administrative medarbejder, hvis du er i tvivl om retningslinjerne for indkøb udenfor indkøbsaftalerne.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en vare eller tjenesteydelse er dækket af en aftale, så kontakt Udbud og Indkøb på tlf. 20 75 75 74 eller indkoeb@viborg.dk

Indkøb af IT-system

Kontakt IT meget tidligt i processen hvis I skal indkøbe nyt it-system, eller skal indkøbe noget der indeholder it eller digitalisering.

Derudover bør direktørområdets digitaliseringskonsulent også involveres. 

Leasing af større indkøb

I "Principper for økonomistyring" står det beskrevet, hvilke køb der kan finansieres via leasing i stedet for kontant køb.

Derudover står det grundig beskrevet i bilag til afsnit 6 "Leasing" i "Principper for økonomistyring", hvad du skal gøre. 

Købekort, mastercard og manuelle bilag

Laver du indkøb udenfor Tellis, skal leverandøren sende en elektronisk faktura på EAN. Du kan finde EAN numre i oversigten på viborg.dk. 

Leverandøren har muligheden for at lave en elektronisk faktura på Viborg.dk.  

I nogle tilfælde er det ikke muligt at få en elektronisk faktura, og så har du følgende betalingsmuligheder.
Men brug dem med omtanke, da det er dyrere i tid og administration.

Købekort

Læs mere om købekort/kontokort i "Principper for økonomistyring", side 9, pkt. 4.3

Mastercard og andre betalingskort

Læs mere om betalingskort i "Principper for økonomistyring", side 9, pkt. 4.2

Manuelle bilag

Læs mere om manuelle bilag i "Principper for økonomistyring", side 7, pkt. 3.1.3

Eller se videoen "Tænk dig om før du handler" ovenfor, som fortæller om, hvorfor manuelle bilag skal begrænses. (1,5 minut)

Forslag til nye aftaler

Vi vil gerne indgå aftaler, hvor det kan give god mening.

Vi vil derfor meget gerne vide, hvilke aftaler du synes vi skal arbejde på. F.eks. hvis det vil give en stor værdi at produkterne kan e-handles, eller hvor der er en besparelse at hente.

Har du et forslag kan du kontakte Udbud og Indkøb på indkoeb@viborg.dk