Sådan laver du en tilbudsindhentning
En tilbudsindhentning er et indkøb til en samlet værdi på under 1,6 mio., kr. set over 4 år.
Abonnér
og dens undersider
Processen for at foretage en tilbudsindhentning
Vi gør opmærksom på, at processen er lidt anderledes omkring indkøb af it- og digitaliserings produkter eller ydelser. Læs mere om det i guide til hvordan du sikrer et godt it-indkøb.
1. Foranalyse af indkøbet
Hvis indkøbet har en samlet værdi under 1,6 mio. kr. i hele kontraktperioden (over 4 år), kan indkøbet foretages uden at gennemføre et udbud. Indkøbet kan således foretages af afdelingen selv, med bistand fra Udbud og Indkøb.
Kontraktværdien beregnes for hele kontraktens løbetid inkl. alle omkostninger i forbindelse med indkøbet, herunder service, vedligeholdelse osv. Værdien opgøres ekskl. moms.
Er der kendskab til, at udenlandske leverandører ønsker at byde på opgaven, kontaktes Udbud og Indkøb.
2. Markedsmæssige vilkår
Det skal sikres, at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår. Dette kan ske ved:
- at gennemføre en markedsafdækning og på grundlag af denne indhente ét tilbud
- at indhente 2-3 tilbud
3. Indhentning af tilbud
Ét tilbud
Hvis det vælges, at indhente ét tilbud eller lave forlængelse med nuværende leverandør, tager afdelingen selv kontakt til leverandøren.
2-3 tilbud
Hvis det vælges, at indhente tilbud fra 2-3 leverandører, udarbejdes der et tilbudsindhentningsmateriale. Udbud og Indkøb har skabeloner til dette, som I kan henvende jer for at få tilsendt.
Afdelingen færdiggør selv det endelige materiale, som Udbud og Indkøb kan kvalitetssikre.
Tilbudsindhentningen gennemføres som udgangspunkt af afdelingen selv.
4. Indgåelse af kontrakt
Afdelingen vurderer, om leverandøren skal udarbejde kontraktudkast, eller afdelingen ønsker at bruge Udbud og Indkøbs udkast til samhandelsaftale.
Udbud og Indkøb kan kvalitetssikre den endelige kontrakt.
Kontrakten underskrives i egen afdeling. It kontrakter underskrives derudover også af it- og digitaliseringschef og Udbuds- og Indkøbschefen.
Der gives besked til Udbud og Indkøb når kontrakten er underskrevet, med information om hvilken sag kontrakten er journaliseret i.
5. Drift
Aftalen implementeres og driftes selv af afdelingen.
Afdelingen står for selve kontraktstyringen, herunder prisreguleringer, benyttelse af optioner mv.
Såfremt der er e-katalog til aftalen kan Udbud og Indkøb gennemføre årlige priskontroller.
Udbud og Indkøb er behjælpelig, hvis der opstår leverandørvanskeligheder eller lignende.