Køb af varer, forplejning mm

Når der indkøbes varer til afstemningsstedet, er det vigtigt at faktureringer sker elektronisk. Derfor skal der altid oplyses et EAN-nummer ved bestilling af varer.

Her finder du

Slik til vælgerne

Det er op til det enkelte afstemningssted, om der skal købes slik til vælgerne. Valgsekretariatet opfordrer dog til, at afstemningsstederne overvejer, om det er ”nødvendigt”. HVIS man beslutter at give slik, skal det være indpakket i enkeltstykker. Tidligere har enkeltstyksindpakning kunnet fordyre indkøbet en del. Som i andre sammenhænge skal man selvfølgelig også her handle økonomisk fornuftigt.

Procedure for betaling af fakturaer fra afstemningssteder

Fakturering af varer/ydelser der indkøbes til et afstemningssted, skal foregå elektronisk, så faktura modtages i Prisme.

Ved bestilling skal der altid oplyses et EAN-nummer. Her benyttes afdelingens eget EAN-nummer, således fakturaen modtages og håndteres i egen afdeling/af afstemningslederen.

Når fakturaen modtages i Prisme:

  • Bestiller kontrollerer fakturaen og godkender i Prisme.
  • Bestiller sætter fakturaen til kontering i Prisme af Mona Kragh Rasmussen (vpmra) i Stabs- og Byrådssekretariatet. Udgiften vil derefter blive konteret på valgkontoen.

Link til Prisme vejledningerne, hvor du kan læse hvordan du attesterer fakturaen og sender den videre til Mona Kragh Rasmussen.

Ved bestilling i kantine-systemet benytter bestiller egen afdelings kontonummer i systemet. Når bestiller modtager en endelig oversigt over bestilling og udgift fra kantine-systemet (inkl. udgiften til eventuelle specialbestillinger), videresender bestilleren den til Mona Kragh Rasmussen. Det skal fremgå af videresendelsen, at bestilleren har kontrolleret og godkendt udgiften og anmoder om omkontering til valgkontoen.

Udlæg

Hvis der har været udlæg hvor det ikke har været muligt at få tilsendt en elektronisk faktura, så fremsendes på mail dokumentation for udlægget samt oplysninger om cpr.nr. på den som har haft udlægget, til Mona Kragh Rasmussen (mra@viborg.dk) i Stabs- og Byrådssekretariatet. Beløbet vil efterfølgende blive udbetalt til ens nem-konto.

Vi opfordrer dog til så få udlæg som muligt, da de administrativt er uforholdsmæssigt dyre at håndtere.