Vedligehold af kommunale bygninger

Som udgangspunkt beholder alle teknisk servicemedarbejdere nuværende ansættelsesvilkår og – kontrakt. Undtaget er dog de nuværende 21 teknisk serviceledere, som tilbydes ændrede vilkår i Ejendomsservice. Personale og Organisation kan kontaktes for yderligere oplysninger.

Nej. Ved reduceringen af servicedistrikterne er der blevet fundet 5 Teknisk Serviceledere af de nye distrikter blandt de nuværende Teknisk Serviceledere.

Derudover vil der kunne ske nogle mindre omrokeringer af Teknisk Servicepersonale imellem distrikterne alt afhængig af kvalifikationer og specialistfunktioner.

Det er endnu ikke afklaret. Vi forventer, at der skal ske en individuel vurdering af hver enkelt medarbejder, når den endelige struktur er afklaret i april eller maj 2023. Se i øvrigt høringsmaterialet, der er udsendt til MED-behandling.

Det er endnu ikke afklaret. Vi forventer, at der skal ske en individuel vurdering af hver enkelt medarbejder, når den endelige struktur er afklaret i april eller maj 2023. Se i øvrigt høringsmaterialet, der er udsendt til MED-behandling.

Det er endnu ikke afklaret. Vi forventer, at der skal ses på bemanding og behov i hvert enkelt distrikt. Organiseringen træder i kraft i august 2023, så behov og omfang kan afklares før efterårsferien 2023.

Det nuværende og fremtidige bilbehov skal undersøges nærmere for at afsøge mulighederne for, at hvert Teknisk Service-distrikt får tilknyttet en tjenestebil, sådan at egen bil ikke skal anvendes i arbejdsøjemed.

Ja, der vil blive tilbudt efteruddannelse og kurser efter kompetencer, ønsker og behov.

Der er mange organisatoriske, økonomiske og personalemæssige forhold, som skal afklares i processen med at overflytte opgaver og ansvarsområder centralt til Ejendomsservice. Det foregår igennem hele projektorganiseringen, hvor mange forskellige dele af Viborg Kommune inddrages undervejs. Den endelige afklaring sker i løbet af efteråret 2023.

Boligsynsopgaverne vil blive afklaret sammen med alle andre Teknisk Serviceopgaver i distriktsorganiseringen. Foreløbigt fastholdes boligsynsopgaven med den nuværende fordeling på de fire medarbejdere, som har opgaven. Dette kan eventuelt få betydning for disponeringen af årsværk i distriktet.  

Reparation af inventar vil indgå i drøftelsen af opgavesammensætningen for de kommende Teknisk Serviceteams.

Konkret opgavesammensætning beskrives i den kommende Service Leverance Aftale (SLA) mellem Ejendomsservice og bygningsbrugerne. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Mindre og akutte behov, som opstår på institutioner, skal afklares mellem Teknisk Servicemedarbejderen og/eller distriktslederen og institutionslederen. Derudover skal det i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt den generelle prioritering af opgaver.

Det skal Teknisk Servicepersonalet stadig gøre. Det skal ske i opgaveafklaring og forventningsafstemning mellem distriktslederen og institutionslederne i distriktet. Særlige forhold vedrørende nødkaldsopgaver forventes afklaret i efteråret 2023.

Et af formålene med de større tekniske servicedistrikter er en øget professionalisering. Et team på 10-15 medarbejdere med forskellige, specialiserede fagligheder vil i højere grad kunne yde dækkende håndværksmæssig service inden for det enkelte distrikt.

I nedenstående ses den fremtidige opgave- og ansvarsdeling i hovedtræk

Politisk forankring: Økonomi- og Erhvervsudvalget. Fagudvalg involveres.

Ejerskab af bygninger: Teknik & Miljø

Strategi og budgetansvar: Teknik & Miljø. Budgetoverdragelse sker pr. 1.1.2024, men løn- og personaleudgifter for teknisk service overdrages pr. 1.8.2023

Forbrug (el, vand, varme): Ejendomme og Energi (følger ejerskab)

Planlagt vedligeholdelse: Ejendomme og Energi (som i dag)

Ind- og udvendig vedligeholdelse: Ejendomme og Energi. De nuværende forbrugte midler overføres.

Udvendige belægninger: Ejendomme og Energi (ingen centrale/decentrale midler i dag)

Kloakledninger: Ejendomme og Energi (ingen centrale/decentrale midler i dag)

Grøn og hvid vedligehold: Ejendomme og Energi. Området søges harmoniseret. I første omgang undersøges løsningen i de forskellige distrikter, hvorefter det analyseres, om det er rentabelt og formålstjenligt at løse dele af opgaverne på anden måde.

Rengøring: Ingen nuværende ændringer. Skal afklares ifm. nyt udbud i 2025-2026.

Teknisk service: Ejendomsservice i Ejendomme og Energi. Teknisk serviceopgaverne skal fortsat løses af Teknisk Service ude på de kommunale ejendomme i distrikterne. Det organisatoriske forhold vil ændres, sådan at Teknisk Servicemedarbejdere fremover vil referere til lederen af Ejendomsservice.

Opgaveporteføljen skal afklares og afstemmes i den nye struktur. Pr. 1. august 2023 fortsættes der midlertidig som hidtil.

Serviceniveauet vil fremover blive defineret ud fra flere parametre. For at sikre et højt og ensartet serviceniveau i distrikterne, vil der blive analysere på flere forskellige typer af data: antallet af bygninger, antallet af kvadratmeter, antallet af institutionstyper og personale til rådighed i distriktet. Det vil ske ud fra en forholdsvis ligelig fordeling. Derudover skal serviceniveauet afklares i samspil med den nye driftsleder ud fra, hvilke opgaver der skal løses og hvordan. Det sker også i dialog med de forskellige institutionsledere, som får mulighed for at give input, sådan at der bliver en klar beskrivelse af, hvilke opgaver der kan forventes løst, tidsforbrug, prioriteringer med mere.

Konkret opgavesammensætning og ansvarsdelinger beskrives i den kommende Service Leverance Aftale (SLA) mellem Ejendomsservice og bygningsbrugerne. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Konkret opgavesammensætning og ansvarsdelinger beskrives i den kommende Service Leverance Aftale (SLA) mellem Ejendomsservice og bygningsbrugerne. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Mindre og akutte behov, som opstår på institutioner, skal afklares mellem distriktslederen og institutionslederen. Derudover skal det i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt den generelle prioritering af opgaver. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Det skal i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt generel prioritering af opgaver. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Teknisk Service skal fortsat sørge for tilsyn af legepladser med henblik på at efterleve lovgivning. Dette omfatter ligeledes øvrige opgaver ifm. den årlige hovedinspektion af legepladserne.

Det skal i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt generel prioritering af opgaver. Afklaringen sker i dialog med Teknisk Service og institutionerne. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Det skal i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt generel prioritering af opgaver. Afklaringen sker i dialog med Teknisk Service og institutionerne. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Det skal i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt generel prioritering af opgaver. Afklaringen sker i dialog med Teknisk Service og institutionerne. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Depot- og lagerstyring er en opgave, som vil indgå i drøftelsen af opgavesammensætningen for de kommende Teknisk Serviceteams. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Det skal i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt generel prioritering af opgaver. Afklaringen sker i dialog med Teknisk Service og institutionerne. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Det skal i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt generel prioritering af opgaver. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Det skal i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt generel prioritering af opgaver. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Da ejerskabet overgår til Ejendomsservice, vil ansvaret ligeledes overgå direkte til lederen af Ejendomsservice. Lederen af teknisk service i distrikterne vil sammen med de tekniske servicemedarbejdere, som har deres daglige gang på institutionerne, have dialogen med personalet om brandtekniske foranstaltninger.

Muligheden for at inddrage brugerne i løsningen af Teknisk Serviceopgaverne vil bero på en konkret ledelsesmæssig vurdering af opgavernes karakter og tiden til rådighed.

Der vil også i den ny organisering skulle foretages teknisk service i bygninger med udsatte eller sårbare borgere. Det nødvendige kendskab til brugergruppen vil skulle sikres eventuelt ved at indskrænke teknisk service på disse matrikler til at blive udført af én eller få medarbejdere.

Der vil også i den ny organisering skulle foretages teknisk service i bygninger med udsatte eller sårbare borgere. Det nødvendige kendskab til brugergruppen vil skulle sikres eventuelt ved at indskrænke teknisk service på disse matrikler til at blive udført af én eller få medarbejdere.

Der vil også i den ny organisering skulle foretages teknisk service i områder, der af sikkerhedsmæssige årsager kræver to medarbejdere.

Det skal i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt generel prioritering af opgaver. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Som udgangspunkt har medarbejdere fortsat samme indmødested og de samme opgaver/ansvar.  Dermed bør vi sikre fortsat knowhow på de forskellige institutioner, så de kan serviceres tilfredsstillende og kompetent.

Ja, det skal Teknisk Servicepersonalet stadig. Fordelingen af lokal dialog og dialog imellem institutionsleder og distriktsleder skal imidlertid beskrives nærmere. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Det skal i forbindelse med udarbejdelsen af SLA’en afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt generel prioritering af opgaver. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Vi-, os- og vores-følelsen må ikke forsvinde, da den er afgørende for trivslen og samhørigheden på arbejdspladsen. Alle ansatte må arbejde sammen om at fastholde vi-, os- og vores-følelsen i den nye organisation. Vi skal fremover fortsat arbejde på at bevare fællesskabsfølelsen – blandt andet ved at videndele, arbejde sammen og hjælpe hinanden på tværs af ejendomme/distrikter, når der er behov.

Fællesskabsfølelsen og stoltheden er lige så afgørende i de større distrikter i den nye organisation, hvor der også vil være behov for at løse store opgaver ud over det normale. Alle ansatte må arbejde sammen om at fastholde fællesskabsfølelsen og stoltheden. Vi skal fremover fortsat arbejde på at bevare fællesskabsfølelsen – blandt andet ved at videndele, arbejde sammen og hjælpe hinanden på tværs af ejendomme/distrikter, når der er behov.

Som udgangspunkt har medarbejdere fortsat samme indmødested og de samme opgaver/ansvar.  Dermed bør vi sikre fortsat knowhow på de forskellige institutioner, så de kan serviceres tilfredsstillende og kompetent.

Teknisk Servicepersonalet vil stadig skulle udføre denne opgave. Den overordnede styring vil ske i samarbejde med den nye driftsleder i Ejendomsservice. Det er muligt, at styringen af de tekniske anlæg i den ny ejendomsstruktur vil blive en specialiseret opgave hos færre medarbejdere, men dette vil bero på den endelige fastlæggelse af opgaver og kompetencer.

Teknisk Servicepersonalet vil stadig skulle udføre denne opgave. Den overordnede styring vil ske i samarbejde med den nye driftsleder i Ejendomsservice og Energiteamet i Ejendomme og Energi. Det er muligt, at styringen af de tekniske anlæg i den ny ejendomsstruktur vil blive en specialiseret opgave hos færre medarbejdere, men dette vil bero på den endelige fastlæggelse af opgaver og kompetencer.

Projektgruppen er opmærksom på, at nogle medarbejdere anvender egen bil i nogle distrikter i dag. Det eksisterende og fremtidige bilbehov skal undersøges nærmere med henblik på at afsøge mulighederne for, at hvert Teknisk Service-distrikt får tilknyttet en tjenestebil.

I udgangspunktet vil indmødestedet være det samme for alt Teknisk Servicepersonale som i dag. Det sker for at sikre, at bygningskendskab og den gode lokale dialog ikke forsvinder.

De nye Teknisk Serviceledere skal afklare kompetencer i de enkelte distrikter. Dette kan betyde mindre omplaceringer af personale fra ét distrikt til ét andet for at imødekomme, at serviceniveau og dermed kompetencer er nogenlunde tilsvarende i distrikterne imellem.

Formålet er endvidere, at de større distrikter skal øge fleksibiliteten i distriktet med et større personale til rådighed. Dette kan ligeledes betyde, Teknisk Servicepersonalet kan opleve at skulle servicere et større antal ejendomme end tidligere.

Erfaringen fra andre kommuner viser, at der kan spares penge, når man, på tværs af alle ejendomme, får et overblik over energiforbrug, indkøb, service på tekniske systemer med mere. Med det nye Ejendomsservice forventes det derfor at kunne opnå det politisk ønskede rationale samt skabe en på alle måder bæredygtig videreudvikling af de kommunale ejendomme.

Ja, i høj grad. Viborg Kommunes personalepolitiske værdier samt ledelsesgrundlag vil også gælde i den nye organisering. Velfungerende teknisk service vil derfor bero på ansvarlige medarbejdere.

Ja, i høj grad. Den nye organisation skal bygge videre på den eksisterende viden, som Teknisk Service i dag har i forhold til de enkelte bygninger. Som udgangspunkt har medarbejdere fortsat samme indmødested og de samme opgaver/ansvar.  Dermed bør vi sikre fortsat knowhow på de forskellige institutioner, så de kan serviceres tilfredsstillende og kompetent.

Vi skal fortsat være gode til at dele viden på tværs af ejendomme og distrikter – blandt andet ved at løfte i flok på store opgaver samt ved at være åbne om, hvad vi er gode til, hver især i distrikterne og på de forskellige institutioner. Og ved at være åbne om, hvad vi skal bruge hjælp til på de forskellige institutioner og ejendomme.

I dag er der 21 distrikter plus distrikt for kulturen. Direktionen har den 31. januar 2023 godkendt den endelige distriktsopdeling. Dette betyder, at der pr. 1. august 2023 etableres 5 geografiske distrikter plus et kultur-distrikt:

• Distrikt Vest: Karup Skole, Frederiks Skole, Hald Ege Skole, Mønsted Skole, Vestfjendsskolen, Stoholm Skole
• Distrikt Midt: Søndre Skole, Vestre Skole
• Distrikt Nordvest: Vestervang Skole, Nordre Skole, Løgstrup Skole, Skals Skole
• Distrikt Nordøst: Overlund Skole, Houlkær Skole, Sødalskolen, Møldrup Skole
• Distrikt Sydøst: Rødkærsbro Skole, Bjerringbro Skole, Ørum Skole, Hammershøj Skole
• Distrikt Kultur: Alle kulturens ejendomme med undtagelse af stadion og svømmehal

De nye Teknisk Serviceledere vil påbegynde en proces med afklaring af kompetencer i de enkelte distrikter. Dette kan betyde mindre omplaceringer af personale fra ét distrikt til ét andet for at imødekomme, at serviceniveau og dermed kompetencer er nogenlunde tilsvarende distrikterne imellem.
Formålet er endvidere, at de større distrikter skal øge fleksibiliteten i distriktet med et større personale til rådighed. Dette kan ligeledes betyde, at Teknisk Servicepersonalet kan opleve at skulle servicere et større antal ejendomme end tidligere. Derudover kan der ske mindre omplaceringer af hensyn til en ligelig fordeling af årsværk i distrikterne ud fra et kriterie om areal pr. årsværk.

Udgangspunktet for den nye organisering er, at Teknisk Service møder ind, hvor de gør i dag.

Fordeling af opgaver fra bruger til Teknisk Service forventes på sigt at foregå mest via et system til organisering af arbejdsopgaver, som kan tilgås via en app på telefonen. Hertil forventes synlig serviceledelse, afholdelse af personalemøder m.m.

Pr. 1. august 2023 forventes kommunikationen som hidtil, indtil en nyt IT-system til opgaveindmelding forventes at være implementeret i slutningen af 2023.

Større distrikter giver mulighed for øget specialisering – også håndværksmæssigt. Derfor forventes flere opgaver at kunne løses internt. Hvis det viser sig nødvendigt, vil det fortsat være vigtigt at få økonomisk fordelagtige tilbud fra eksterne leverandører.

Sammen med de øvrige opgaver vil nødkald og tilkaldefunktioner også blive afklaret.  Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Med Direktionens fastlæggelse af den nye struktur for teknisk service bliver der fremover 6 Teknisk Serviceledere i alt: 5 i de geografiske distrikter og én i kultur. Stillingerne er blevet besat ved internt opslag hos de nuværende Teknisk Serviceledere.

Da ejerskabet overgår til Ejendomsservice, vil ansvaret ligeledes overgå direkte til driftslederen. Distriktslederen vil sammen med de tekniske servicemedarbejdere, som har deres daglige gang på institutionerne, have dialogen med personalet om brandtekniske foranstaltninger.

Det skal i forbindelse med udarbejdelsen af serviceaftaler afklares, hvilke typer af opgaver institutionslederen kan forvente at få løst, hvordan opgaver meldes ind og koordineres samt generel prioritering af opgaver. Udkast til Service Leverance Aftale (SLA) er sendt til kommentering hos alle institutioner.

Jævnfør budgetforliget skal der findes en besparelse på 0,6 mio. kr. i 2023 – 1,8 mio. kr. i 2024 – 2,8 mio. kr. i 2025 og 3,8 mio. kr. i 2026 og frem. Da distrikterne reduceres fra de nuværende 22 til mulige fem-seks distrikter, vil der ske en reduktion i antallet af Teknisk Serviceledere. Derudover påtænkes langt størstedelen af besparelsen på reinvesteringer i energibesparende og -optimerende tiltag og senere multifunktionel anvendelse af bygninger og dermed færre kvadratmeter.

I processen for afklaring af besparelsesmuligheder vil Teknisk Service-personalet blive inddraget med henblik på input til eksempelvis energioptimering. Inddragelse vil ske som en del af driften og dagligdagen.

Jævnfør budgetforliget skal der findes en besparelse på 0,6 mio. kr. i 2023 – 1,8 mio. kr. i 2024 – 2,8 mio. kr. i 2025 og 3,8 mio. kr. i 2026 og frem. Direktionen har den 31. januar 2023 besluttet den nye distriktsorganisering af teknisk service. Antallet af distrikter reduceres til 6. Det betyder, at noget af besparelsen skal udmøntes via færre Teknisk Serviceledere. Den øvrige besparelse skal findes på bygningsdriften ved eksempelvis energioptimering, arealoptimering, bedre indkøb og ensretning af tekniske systemer.