Rekruttering af ledere

Det skal du gøre:

• Når tidsplanen er på plads, kan du involvere medarbejdere/MED, lederkolleger og evt. forældrebestyrelse i processen og nedsætte et indstillingsudvalg, der medvirker ved 1. og 2. samtale.
• Indstillingsudvalget sammensættes, så den nødvendige viden er til stede for at kunne ansætte den bedste kandidat under hensyn til ressourceforbruget.

Der er altså ingen ’fødte medlemmer’ af et indstillingsudvalg.

Det skal du gøre:

• Skrive job- og kompetenceprofil i samarbejde med rekrutteringskonsulenten

Når aftalen mellem dig som hyrende leder og konsulenten i Personale og Organisation (pdf) er på plads, går arbejdet med job- og kompetenceprofilen i gang.

Job- og kompetenceprofilen skal præcist og konkret beskrive

• organisationen og arbejdspladsen
• ansvarsområder og kerneopgaver
• aktuelle opgaver og udfordringer
• de kompetencer, det kræver at bestride jobbet

For at få input til ovenstående, gennemfører du evt. i samarbejde med rekrutteringskonsulenten interview med relevante ledere og medarbejdere og evt. bestyrelsesrepræsentanter. 

Interviewene tager udgangspunkt i denne interviewguide. 

Du skriver derefter første udkast til en job- og kompetenceprofil med sparring fra rekrutteringskonsulenten. Som leder skal du derfor sætte tid af til dette arbejde.

I dokumentsamlingen nederst på siden finder du en generel skabelon til job- og kompetenceprofilen. Du kan også altid bede om eksempler på udfyldte job- og kompetenceprofiler fra rekrutteringskonsulenten i Personale og Organisation til inspiration eller finde aktuelle eksempler under ledige lederjobs i Viborg Kommune. 

Nogle chefområder har udviklet en egen skabelon til job- og kompetenceprofilen. I så fald skal du bruge den. 

En gennemarbejdet job- og kompetenceprofil er et godt afsæt for at udarbejde jobopslag, screene kandidater og stille målrettede og kvalificerede spørgsmål til en ansættelsessamtale. Kort sagt: et godt grundlag for at vurdere, hvem der er den rette kandidat til jobbet.

Job- og kompetenceprofilen kan efterfølgende danne afsæt for status- og udviklingssamtaler (herunder LUS) mellem hyrende leder og den nye leder.

Når du skal rekruttere en leder, skal du producere:

• En job- og kompetenceprofil
• Et jobopslag

Vær opmærksom på, at jobopslaget og job- og kompetenceprofilen er to forskellige produkter med hvert sit formål. Job- og kompetenceprofilen er et længere skriv, som danner grundlag for at vurdere, hvem der er den rette kandidat til jobbet, mens jobopslaget skal 'sælge' jobbet til de potentielle kandidater på én side.

Hvis du vil lave en rekrutteringsvideo, som du kan dele på sociale medier og linke til fra dit jobopslag, skal du tænke det ind helt fra start. Se, hvordan du gør og hvor du kan hente hjælp, hvis du vil bruge video i din rekruttering

Det skal du gøre:

• Lav dit jobopslag med afsæt i job- og kompetenceprofilen. Brug skabelon til jobopslag. 
• Slå jobbet op i Signatur via din Signatur-superbruger.

Som ansættende leder sørger du for, at jobbet slås op i rekrutteringssystemet Signatur. Du kan altid få hjælp en superbruger på dit område. Er du i tvivl om, hvem der kan hjælpe dig, kan du finde din superbruger her.

Husk at vedhæfte job- og kompetenceprofilen til jobopslaget i Signatur og vær opmærksom på, om lønrammen skal afklares og evt. fremgå af jobopslaget.

Alle ledige jobs i Viborg Kommune skal slås op i rekrutteringssystemet Signatur. Som ansættende leder er det dig, der har kontakten til den administrative medarbejder (superbruger), der slår jobbet op i Signatur.

Personale og Organisation anbefaler, at jobbet er slået op i en periode på to-fire uger.

Det skal du gøre:

• Beslutte hvor jobbet skal slås op

Når I skal gøre jobbet synligt for potentielle kandidater, er det vigtigt, at I overvejer, hvor kandidaterne bevæger sig, og hvordan I fanger deres opmærksomhed. Hvilke sociale medier bruger de? Er der relevante fagblade? Hvor mange penge vil I afsætte til annoncering?  

Alle jobannoncer publiceres automatisk på viborg.dk og Jobnet.dk gennem Signatur.

De fleste jobannoncer fra viborg.dk kan også ses på Jobindex.dk og ofir.dk. Vi har dog ingen aftale omkring annoncering i de to medier.

Har du brug for ekstra markedsføring af ledige job, kan du hente hjælp hos vores rekrutterings- og mediebureau Signatur.

Læs mere om jobannoncering på Vicki.

Det skal du gøre:

• Udvælge kandidater til 1. samtale sammen med rekrutteringskonsulenten
• Indkalde de udvalgte kandidater til samtale

Sammen med rekrutteringskonsulenten vurderer du ansøgerfeltet og udvælger de kandidater, I gerne vil se til 1. samtale. Brug krav og forventninger i job- og kompetenceprofilen aktivt i jeres overvejelser.

Herefter beder du den administrative medarbejder (superbruger) om at indkalde de udvalgte kandidater til 1. samtale og åbne for, at resten af indstillingsudvalget kan læse ansøgningerne fra de kandidater, I har udvalgt.

Det skal du gøre:

• Forberede ansættelsessamtalerne – herunder roller, interviewguide og case

Ansættelsessamtalerne udgør en central del af rekrutteringsprocessen. De kræver forberedelse, så I sikrer en god struktur på samtalerne, der involverer hele indstillingsudvalget og giver mulighed for en saglig og ensartet vurdering af kandidaterne.

Den gode forberedelse giver også overskud til at skabe den gode stemning, så alle kandidater – uanset udfaldet af samtalerne – oplever en professionel og ordentlig proces.

Sammen med rekrutteringskonsulenten afklarer du rollerne i god tid inden samtalerne; hvem er (hoved)interviewer, og hvordan vil I inddrage indstillingsudvalget?

I forbereder også samtalens forløb (struktur) og en interviewguide med relevante spørgsmål plus en case til 2. samtale. Se eksempler i dokumentsamlingen nederst på siden. 

Rekrutteringskonsulenten tilbyder at deltage ved 1. samtale (såfremt vedkommende har en aktiv rolle i interviewet) og ved 2. samtale, hvor rekrutteringskonsulenten tilbyder at interviewe kandidaterne.

Se eksempel på, hvordan samtalerne kan tilrettelægges. 

Strukturerede interviews sikrer ensartet vurdering af kandidaterne

Strukturerede interviews og cases er nogle af de bedst dokumenterede redskaber i rekrutteringsprocessen.

Et struktureret interview kan foregå på mange måder og handler grundlæggende om, at I på forhånd har gjort jer klart, hvilke emner, det er vigtigt at komme omkring i løbet af samtalen.

Det hjælper indstillingsudvalget til at holde fokus, og I sikrer samtidig, at alle kandidater bliver vurderet på nogenlunde samme grundlag.

I dokumentsamlingen nederst på siden finder du inspiration til en interviewguide til 1. samtale.

Umiddelbart efter første samtalerunde udvælger I, hvilke kandidater der skal videre til 2. samtalerunde. Indstillingsudvalget indstiller, mens ansættende leder træffer den endelige afgørelse.

Brug evt. tid i indstillingsudvalget på at kvalificere leders tilbagemelding til kandidaterne – både de, der går videre og de, der ikke går videre.

Personale og Organisation anbefaler, at I inddrager en case ved 2. samtale. En case er god til at give indblik i hvordan en kandidat vil gå til og håndtere forskellige opgaver eller udfordringer. 

En god case 

• indeholder en kort og præcis 'opgaveformulering' til kandidaten
• baserer sig på en relevant opgave eller udfordring fra hverdagen på arbejdsstedet
• har indbyggende ledelsesdilemmaer

Rekrutteringskonsulenten giver gerne sparring på arbejdet med at udforme en konkret case. 

Det kan fx være med særligt fokus på en ledelsesadfærd, som afdækkes i personprofilen. 

Vær opmærksom på, at selvom lønniveauet fremgår af jobopslaget, kan det være hensigtsmæssigt at afstemme kandidaternes forventninger til lønniveauet inden 2. samtale.

Som ansættende leder skal du sammen med indstillingsudvalget være opmærksom på begrænsningerne i fx helbredsoplysningsloven, ligebehandlingsloven og forskelsbehandlingsloven.

Viborg Kommune anvender personprofiler ved alle lederrekrutteringer. Personprofilen giver et nuanceret billede af en persons præferencer, motivation, behov og arbejdsrelateret adfærd. Personprofilen er et dialogredskab, som vi bruger til at lære en kandidat bedre at kende. Vi bruger profilværktøjet fra People Tools. 

Rekrutteringskonsulenten gennemfører personprofilen mellem 1. og 2. samtale. Som hovedregel er det den konsulent, du har samarbejdet med i forbindelse med job- og kompetenceprofilen og udvælgelse af kandidater til 1. samtale, der står for profilarbejdet.

Rent praktisk sender konsulenten fra Personale og Organisation et link til de kandidater, der går videre til 2. samtale. Herefter svarer kandidaten på de spørgsmål, som danner personprofilen, og rekrutteringskonsulenten inviterer kandidaten til en profilsamtale, som varer ca. 1½ time.

Ved profilsamtalen formidler konsulenten resultaterne til kandidaten og inviterer til en dialog om personens styrker og udfordringer i forhold til det konkrete job. Konsulenten informerer også om, hvordan personprofilen indgår i det videre rekrutteringsforløb.

I forbindelse med 2. samtale giver konsulenten en tilbagemelding fra profilsamtalerne til indstillingsudvalget med fokus på opmærksomhedspunkter ift. kandidaten og jobbet.

Indstillingsudvalget drøfter, hvilken kandidat der skal tilbydes jobbet. Som ansættende leder træffer du den endelige afgørelse. Sæt gerne tid af til en kort drøftelse af begrundelser til de kandidater, som ikke tilbydes stillingen, inden I runder 2. samtale af.

Det skal du gøre:

• Tage referencer på den kandidat, I tilbyder jobbet

Når I har besluttet, hvilken kandidat I ønsker at tilbyde jobbet, skal I indhente referencer på kandidaten. Det gør I ved at få samtykke fra ansøgeren til at kontakte den arbejdsgiver, kandidaten senest har været ansat hos og/eller andre relevante referencer.

I må kun hente reference på den kandidat, som I tilbyder ansættelse.

Få inspiration til spørgsmål, du kan stille til referencerne.

Når I har valgt, hvem I gerne vil tilbyde stillingen, skal den formelle lønaftale på plads. 

Ansættende leder kontakter Løn og Personale og drøfter rammer for løndannelse og aftaler, hvordan den konkrete lønforhandling med den forhandlingsberettigede organisation skal foregå.

Dato for ansættelsesstart drøftes med kandidaten, og der udarbejdes endeligt ansættelsesbrev.

Der sendes afslag til alle øvrige ansøgere til stillingen via Signatur, og rekrutteringsforløbet afsluttes i Signatur.

Onboarding-programmet for nye ledere består dels af introduktion til den lokale arbejdsplads og det chef- og direktørområde, hvor du er ansat, og dels en række fælles aktiviteter for alle nye ledere.

Læs mere om onboarding af nye ledere.