Rekruttering af medarbejdere

Alle ledige jobs i Viborg Kommune skal slås op i rekrutteringssystemet Signatur, hvor alt lige fra publicering af jobopslaget til udsendelse af afslag og tillykke-mail håndteres.

Som ansættende leder er det dig, der har kontakten til den administrative medarbejder (superbruger), der slår jobbet op i Signatur.

Personale og Organisation anbefaler, at jobbet er slået op i en periode på to-fire uger.
Der er mulighed for løbende ansættelsessamtaler.

Tjek om I har lokale procedurer på dit område

Vær opmærksom på, at der kan være lokale procedurer for samarbejdet med jeres Signatur-superbruger. I så tilfælde kan du finde dem nederst på siden under "Sådan gør vi i xx chefområde".

Hvis du vil lave en rekrutteringsvideo, som du kan dele på sociale medier og linke til fra dit jobopslag, skal du tænke det ind helt fra start. Se, hvordan du gør og hvor du kan hente hjælp, hvis du vil bruge video i din rekruttering.

Inddrag nedenstående punkter, når du skriver dit jobopslag:

• Hvad kalder I jobbet (stillingsbetegnelse)?  
• Hvad er de vigtigste arbejdsopgaver? Giv et klart billede af hverdagen og de konkrete arbejdsopgaver dag til dag og tal direkte til kandidaten.
• Hvilke krav og ønsker har I til erfaringer? Blødgør gerne sproget, skriv f.eks. "kendskab til", "bonuspoint for", "godt at have", "Vi tror, at du vil være den helt rigtige til jobbet, hvis" og "Det kan være en fordel (men ikke et krav), hvis". Begræns kvalifikationskrav til en punktopstilling på 4-6 punkter.
• Hvilke relevante oplysninger om arbejdsforhold skal med?
• Hvilke muligheder for udvikling og udfordringer er der i jobbet? Nyuddannede kandidater er mere tilbøjelige til at søge stillinger, hvor udviklingsmuligheder inden for de første to år er beskrevet.
• Undgå at bruge unødvendigt internt sprog. Når du er i tvivl, så antag at kandidaten ikke kender til fagbegreber fra din arbejdsplads.
• Beskriv medarbejderfordele ved at være ansat i Viborg Kommune generelt og på jeres arbejdsplads.
• Gør jobannoncen nem at læse ved tydelige overskrifter for hvert afsnit
• Hvem skal man referere til?
• Ansættelsesvilkår/løn
• Arbejdspladsens adresse
• Tidspunkt for ansættelsessamtale
• Indhentes der straffeattest, skal det fremgå af annoncen

Hvad må du ikke skrive?

• Undgå kønsdiskrimination
  I må ikke efterspørge medarbejdere af et bestemt køn, og stillingsbetegnelsen må ikke være kønsbestemt - 'servitrice', 'salgsmand' og 'husholderske' er alle lovstridige udtryk. I helt særlige tilfælde kan det dog være lovligt fx ved ansættelse af kvindeligt personale på kvinde-krisecentre. Brug f.eks. hjemmesider som jobeffekt.dk til at tjekke for maskuline og/eller feminine ord.
• Undgå etnicitetsdiskrimination
  Etnicitetsdiskrimination tages lige så alvorligt som kønsdiskrimination, og mange af de samme principper gælder. Fx må I ikke kræve, at ansøgere taler dansk, hvis det ikke er nødvendigt i jobbet.
• Undgå aldersdiskrimination
  I må ikke efterspørge medarbejdere i en bestemt aldersgruppe. Reglerne dækker ikke bare øvre og nedre aldersgrænser for jobsøgere men også underforståede begreber som fx 'ungdommelig', 'dynamisk' eller 'moden'.
• Undgå handicapdiskrimination
  Det er vigtigt at sikre, at ansøgere med handicaps har samme muligheder for at komme i betragtning til stillingen som alle andre. De kriterier, der bruges i annoncen, skal være saglige og nødvendige for at bestride jobbet. Fx er der ikke nogen grund til at forlange, at en ny medarbejder skal have kørekort, hvis det ikke er nødvendigt i jobbet. 

I forbindelse med oprettelse af stillingsopslag vil det være muligt at anføre i stillingsopslaget, at der løbende vil blive afholdt ansættelsessamtaler med ansøgere til stillingen. Denne mulighed anvendes primært, hvis du løbende har ledige stillinger indenfor en bestemt stillingskategori.

Det betyder, at du løbende kan gennemføre ansættelsessamtaler med ansøgere, der anses som kvalificeret til at varetage stillingen uden at du skal afvente udløbet af en ansøgningsfrist.

Den sædvanlige ansættelsesprocedure anvendes; Det vil sige, at der nedsættes et ansættelsesudvalg og der afholdes sædvanlige ansættelsessamtaler.

Er ansøgeren kvalificeret til stillingen ansættes ansøgeren. I modsat fald sendes konkret begrundet afslag til ansøgeren.

Ved udløb af ansøgningsfristen sendes sædvanlig afslag til ansøgere, der ikke er kommet i betragtning til stillingen/stillingerne.

Når I skal gøre jobbet synligt for potentielle kandidater, er det vigtigt, at I overvejer, hvor kandidaterne bevæger sig, og hvordan I fanger deres opmærksomhed. Hvilke sociale medier bruger de? Er der relevante fagblade? Hvor mange penge vil I afsætte til annoncering? 

Alle jobannoncer publiceres automatisk på viborg.dk og Jobnet.dk gennem Signatur.

De fleste jobannoncer fra viborg.dk kan også ses på Jobindex.dk og ofir.dk. Vi har dog ingen aftale omkring annoncering på disse to medier.

Har du brug for ekstra markedsføring af ledige job, kan du hente hjælp hos vores rekrutterings- og mediebureau Signatur. Læs mere om jobannoncering på Vicki.

Der gælder særlige regler for handicappede, som søger ansættelse ved Viborg Kommune. På siden om handicappedes fortrinsret til ledige stillinger, kan I se, hvad I skal være opmærksomme på, når I indkalder kandidater til samtale, ansætter og giver afslag til handicappede ansøgere.

Hvis der er ansøgere med fortrinsret pga. handicap, skal du være opmærksom på, at du ikke må besætte stillingen til anden side, før der sket en forhandling med jobcentret. Sørg derfor for at afsætte tid hertil i rekrutteringsprocessen.

Indstillingsudvalget kan løbende gennemgå de indkomne ansøgninger via Signatur. Lederen indkalder de udvalgte ansøgere til samtale via Signatur.

Ansættelsessamtalerne udgør en central del af rekrutteringsprocessen. De kræver forberedelse, så I sikrer en god struktur på samtalerne, der involverer hele indstillingsudvalget og giver mulighed for en saglig og ensartet vurdering af kandidaterne.

Den gode forberedelse giver også overskud til at skabe den gode stemning, så alle kandidater – uanset udfaldet af samtalerne – oplever en professionel og ordentlig proces.

Strukturerede interviews og cases er nogle af de bedst dokumenterede redskaber i rekrutteringsprocessen.

Et struktureret interview kan foregå på mange måder og handler grundlæggende om, at I på forhånd har gjort jer klart, hvilke emner, det er vigtigt at komme omkring i løbet af samtalen.

Det hjælper indstillingsudvalget til at holde fokus, og I sikrer samtidig, at alle kandidater bliver vurderet på nogenlunde samme grundlag.

Som ansættende leder skal du sammen med indstillingsudvalget være opmærksom på begrænsningerne i fx helbredsoplysningsloven, ligebehandlingsloven og forskelsbehandlingsloven.

Når du har besluttet, hvilken kandidat du ønsker at tilbyde jobbet, skal du indhente reference(r) fra kandidatens seneste arbejdsgiver og/eller andre relevante referencer. De opmærksomheder, du indhenter, kan hjælpe dig til afklaring af, hvorvidt du ønsker at ansætte vedkommende, ligesom det kan give dig værdifulde input i din onboarding af kandidaten.

Du må kun indhente referencer på den kandidat, som du tilbyder ansættelse.

Inden du indhenter referencer, skal du have kandidatens samtykke

• Indhent samtykke fra kandidaten.
• Aftal på forhånd med kandidaten, hvis der er noget specifikt, du ønsker at spørge ind til i forbindelse med referencen.
• Det er frivilligt, om kandidaten ønsker at opgive referencer. Hvis kandidaten ikke ønsker at oplyse referencer, bør du overveje, om vurderingsgrundlaget er solidt nok til at tilbyde ansættelse.

Hvad kan du spørge til?

Referencer er et godt værktøj til at få andres syn på nogle af de opmærksomheder eller bekymringspunkter, der er kommet ved ansættelsessamtalen. Det kan også være, at der er et særligt forhold i stillingen, som er relevant at spørge ind til. Du kan f.eks. spørge til:

• faglige/personlige styrker og udviklingsområder, f.eks.:
  • kvaliteten af de udførte opgaver (fokus på overblik, detaljesans, engagement, vedholdenhed etc.)
  • arbejdsindsats (fokus på selvstændighed, initiativ, ansvarsfølelse, planlægning, stabilt fremmøde etc.)
  • evne til at overholde deadlines, arbejde under pres og til at modtage/give konstruktiv kritik
• forhold, der er særligt vigtige for kandidatens motivation og præstationsevne (opgaver, kompetencer, sparring, selvbestemmelse, ledelsesstil etc.)
• evne og villighed til samarbejde med kollegaer, ledere og samarbejdspartnere
• særlige opmærksomheder ved onboarding af kandidaten (f.eks. oplagte "kan selv" og "kan med hjælp" opgaver i begyndelsen)
• Det vigtigste spørgsmål til lederen: Hvis du havde mulighed for det, ville du så ansætte vedkommende igen?

Hvad må du ikke spørge om?

Du må som udgangspunkt ikke spørge ind til rent private forhold, herunder politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler.

Hvad gør du, hvis du får en negativ reference og kommer i tvivl?

• Lav et notat og journalisér notatet i Signatur under fanen ”Ansøgerinfo” og ”Dokumentation”.
• Overvej at drøfte oplysningerne med kandidaten, inden du træffer beslutning.
• Hvis du alligevel ikke ønsker at ansætte kandidaten, skal du tage kontakt til en personalejuridisk konsulent fra Personale og Organisation, da kandidaten i så fald skal partshøres.

Når I har valgt, hvem I gerne vil tilbyde stillingen skal den formelle lønaftale på plads. 

Ansættende leder kontakter Løn og Personale og drøfter rammer for løndannelse og aftaler, hvordan den konkrete lønforhandling med den forhandlingsberettigede organisation skal foregå.

Dato for ansættelsesstart drøftes med kandidaten, og der udarbejdes endeligt ansættelsesbrev.

Tillykke-mail til den nyansatte

Når udvælgelsen er færdig, skal den pågældende formelt ansættes. Den decentrale leder sender tillykke-mail fra Emply Hire til den valgte kandidat som en skriftlig bekræftelse på, at han/hun har fået tilbudt stillingen. I beskedskabelonen til tillykke-mailen fremgår bl.a. datoer for de kommende introduktioner til nyansatte ved kommunaldirektøren.

Tilbagemelding til øvrige kandidater

Den decentrale leder giver tilbagemelding til ansøgere, der har været indbudt til samtale. Ansøgere, som ikke bliver tilbudt jobbet, skal have en opringning samt et skriftligt afslag med en individuel begrundelse. Øvrige kandidater skal have et skriftligt afslag. I Emply Hire ligger forslag til afslag til ansøgere.

Læg CV og relevante bilag på personalesagen

Rekrutteringen afsluttes endeligt ved at CV, ansøgning samt relevante bilag lægges på personalesagen.

Du skal som leder sikre, at der ligger et notat om de indhentede attester på din nye medarbejder inden tiltrædelsen. Se mere på siden Sådan indhenter du børne- og straffeattester.

Alle nyansatte medarbejdere introduceres til Viborg Kommune ved et arrangement på rådhuset. Det enkelte direktør- og chefområde og arbejdspladsen står for den lokale introduktion.

Læs mere om introduktion af nye medarbejdere og se de forberedelser, du skal huske at gøre inden den nyansatte tiltræder.