Tjekliste ved fratrædelse

Du skal sørge for (eller få en til) at:

1. sætte medarbejderen i status fratrådt i SD Personaleweb:
   1. Status skal ændres til fratrådt
   2. Ændringsdato skal være medarbejderens sidste ansættelsesdato
   3. Fratrædelsesårsag skal være den årsag, der passer bedst på den fratrædende medarbejder
2. lægge opsigelsen i personalesagen. Det skal tydeligt fremgå af opsigelsen, at du som leder har godkendt den.

Kontrollér om dokumenter er tjekket ind

Medarbejderen bør inden fratrædelsen sørge for at egne dokumenter er tjekket ind i Acadre (link til vejledning på Vicki).

Vælg ny sagsansvarlig

Er medarbejderen sagsansvarlig på emnesager i Acadre, skal du vælge en ny sagsansvarlig til emnesagerne. Det skal du gøre inden medarbejderen fratræder, fordi der kan være dokumenter, der mangler at blive checket ind eller afsluttet.

Du kan finde ud af om medarbejderen er sagsansvarlig på to måder:

1. Få medarbejderen til at vinge af i ”Mine sager” og sende oversigten til dig.

2. Søge medarbejderen ud ved at skrive medarbejderens vp navn i feltet Sagsansvarlig. Kender du ikke vpnavnet, kan du søge det frem ved at trykke på feltet med de tre prikker til højre for skrivefeltet ved sagsansvarlig.

Du skal give afdelingens SBA anmoder besked om, at medarbejderen fratræder, så diverse adgange til fagprogrammer og Outlook kan blive nedlagt i SBA. Du kan finde afdelingens SBA anmoder her.

Du skal sørge for, at den fratrædende medarbejder får overdraget sine opgaver til en kollega, så kollegaen er klædt ordentlig på til at kunne varetage opgaverne.

Det er vigtigt, at ledelsen sørger for at informere egen arbejdsplads samt relevante interne og eksterne interessenter omkring medarbejderens fratrædelse, og hvem man fremover kan kontakte.

Mail:
Den fratrædende medarbejder skal sørge for at aktivere sit autosvar i god tid med en orientering om, at han/hun fratræder og gerne skrive navnet på en kollega, som overtager opgaven.

Telefon:
Den fratrædende medarbejder skal sørge for at indtale en besked på telefonsvareren om, at han/hun er fratrådt og gerne henvise til en kollega med navn og telefonnummer, som har overtaget opgaven.

Den sidste arbejdsdag skal medarbejderen aflevere alt det udstyr, som er blevet udleveret igennem tiden, til lederen. Udstyr kan være telefon, Ipad, headset, printer med mere. Det afhænger meget af det specifikke område, som man fratræder fra.

Telefonen er afdelingens, men It og Digitalisering kan nulstille den, så den kan blive brugt af en evt. ny kollega. HUSK at få medarbejderens pin- og pukkode samt koden til at låse telefonen op.

På siden Aflevering af brugt it-udstyr kan du se, hvilket it-udstyr, der kan afleveres i IT's Servicedesk.

Den fratrædende medarbejder skal aflevere sit nøglekort til nærmeste leder.
Lederen skal derefter sende nøglekortet til rådhusbetjentene, som sletter kortet.

Har medarbejderen et restbeløb på nøglekortet kan medarbejderen kontakte Annette Bruunshøj og Ida Lauridsen fra økonomi. De kan refundere restbeløbet til det betalingskort, som har tanket penge på nøglekortet.

Din medarbejder kan have ret til 1. og 2. ledighedsdag (G-dage).

Medarbejdere kan før fratrædelse ansøge om ledighedsdage via selvbetjeningsløsningen Udfyld skema om ledighedsdage (G-dage) på Vicki.

Hvis du bliver kontaktet af en fratrådt medarbejder, anbefaler vi, at du kontakter din lønkonsulent, som kan sende medarbejderen ansøgningsskemaet via e-boks.

Du er som leder forpligtet til at inddrage Personale og Organisation så tidligt som muligt, inden du beslutter at afskedige en medarbejder. På Vicki-siden Håndtering af afskedigelsesprocessen kan du se, hvordan du kan håndtere forskellige typer afskedigelsesprocesser og find råd til, hvordan du kan skabe rammerne for en værdig afsked ved afskedigelsessamtalen, opfølgning og støtte til den afskedigede.