GDPR - personoplysninger

For at kunne administrere dit ansættelsesforhold, behandler vi personoplysninger om dig som medarbejder. Vi bruger bl.a. oplysningerne til lønudbetaling, indbetaling af (eventuel) pension og adgang til kommunale it-systemer. Oplysningerne indgår f.eks. også i løn- og fraværsstatistikker.

Når du bliver ansat i Viborg Kommune, opretter vi en personalesag om dig i vores elektroniske sagssystem, SD Personalesag. Personalesagen kan kun ses af din leder og medarbejdere med særlige rettigheder som f.eks. løn- og personalekonsulenter.

På personalesagen registrerer vi bl.a. navn, cpr-nummer, adresse, privat telefonnummer, arbejdstelefonnummer, e-mailadresse, stillingsbetegnelse, ansøgning med bilag, lønanciennitet, overenskomstforhold, lønaftaler m.v. De fleste af oplysningerne indarbejdes i ansættelsesbrevet, som vi opbevarer på personalesagen og sender til dig i din e-Boks.

Vi registrerer løbende oplysninger om dig, der har betydning for dit ansættelsesforhold. Det kan f.eks. være ændringer i oplysningerne ovenfor samt statsborgerskab, arbejdstilladelse, tillidsposter, fritvalgsordninger i forhold til pension, seniorordning, fri telefon, efteruddannelse, kurser, beregning af anciennitet og referat af medarbejderudviklingssamtale (MUS).

Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre personoplysninger, informerer vi dig særskilt om det. Det kan f.eks. være oplysninger om en tjenstlig sanktion (f.eks. advarsel eller afskedigelse) eller oplysninger om, at du er idømt en straf.

Vi registrerer, hvis du ikke er på arbejde pga. sygdom, barnets første og anden sygedag, orlov (herunder barsels-, adoptions- og forældreorlov), ferie, 6. ferieuge, omsorgsdage, seniordage m.v.

Hvis vi holder omsorgs- og sygesamtaler med dig i forbindelse med sygefravær, udarbejder vi et referat og gemmer det på din personalesag. Hvis vi indhenter lægeerklæringer i forbindelse med sygefravær, bliver de også lagt på din personalesag.

Hvis det i forbindelse med dit fravær er muligt for Viborg Kommune at få delvis tilbagebetaling af lønudgifter, udfylder vi et refusionsskema i Virk.dk, som bliver sendt til din bopælskommune.

På vores intranet oplyser vi dit navn, din stillingsbetegnelse, forvaltnings- og enhedstilhørsforhold, fysisk placering, telefonnummer og e-mailadresse. Viborg Kommune kan også vælge at lægge et billede af dig på Intranettet.

Andre eksempler på oplysninger om dig, som kan blive lagt på intranettet, er dine arbejdsopgaver, fag- og ansvarsområder, deltagelse i udvalg og arbejdsgrupper, telefontider m.v.

Afhængig af alarmsystemet på din arbejdsplads kan du få udleveret nøglekort/kode, som giver adgang til en eller flere af kommunens bygninger. Systemerne registrer hver gang et nøglekort eller en kode bruges.

Viborg Kommune har adgang til de registrerede oplysninger, som bliver brugt i særlige tilfælde, f.eks. i forbindelse med indbrud.

Vores forvaltninger, afdelinger og institutioner har mulighed for at etablere tv-overvågning både inden for og uden for bygningerne. TV-overvågning har til formål at forebygge/dokumentere hærværk, indbrud, røveri, trusler eller vold mod personalet. Der vil være tydelig skiltning ved TV-overvågning. Billedoptagelser fra tv-overvågning slettes senest 30 dage efter, at de er optaget.

Mobiltelefon og fastnet: Vi registrerer forbrugsmønstre, herunder f.eks. udlandstrafik af hensyn til at koble de økonomisk bedste abonnementer til medarbejderne og for at kunne følge op på uhensigtsmæssig brug af telefonen.
Din mobiltelefon registrerer lokalt indgående og udgående opkald samt tidspunkterne for opkaldene. Du kan altid selv slette opkaldslisterne i din telefon, og når du afleverer din telefon, nulstiller vi telefonen, så alle data slettes.

De fleste medarbejdere i Viborg Kommune har adgang til at bruge Office 365-produkter som e-mail, kalender m.m.  Vi registrerer (logger) nogle handlinger, f.eks. de e-mails, der bliver sendt til og fra e-mailadresser under Viborg Kommune. Registreringen foregår primært af hensyn til drift og sikkerhed.

Din nærmeste leder har i visse tilfælde ret til at få åbnet din mail-konto - f.eks. pga. pludselig sygdom/fratræden eller ved mistanke om ulovlige handlinger.

I Outlook- kalenderen registrerer du selv møder, fravær m.v. Andre medarbejdere kan sende dig invitationer til møder m.v. Invitationerne bliver registreret i din kalender. Indholdet af din kalender er som udgangspunkt synligt for alle medarbejdere i organisationen. Du har dog mulighed for at markere aftaler som private, sådan at selve indholdet kun kan ses af dig, mens andre kun kan se, at der er en registrering.

I OneDrive opbevarer du dokumenter, filer og billeder.

Som udgangspunkt bør du ikke anvende Viborg Kommunes systemer til dine personlige formål, og derfor bør du ikke opbevare egne private personoplysninger i Viborg Kommunes systemer.

Frit valg
I Viborg Kommune anvendes tofaktorgodkendelse, når du skal logge ind på din arbejdspc.

Det betyder, at du skal lave en adgangskode og samtidigt vælge, om du vil logge ind med 1) enhedskode (pinkode) eller med 2) ansigtsgenkendelse/fingeraftryk.

Du kan således frit vælge, om du ønsker at logge ind med:

• Fingeraftryk/ansigtsgenkendelse (biometriske data).
• Pinkode (enhedskode – ikke biometriske data).

Som udgangspunkt anbefaler It og Digitalisering, at du anvender fingeraftryk/ansigtsgenkendelse ved login, da det er de mest sikre loginmetoder og samtidigt er nemme og hurtige at anvende i dagligdagen.

Samtykke

Ved ibrugtagning af login med fingeraftryk/ansigtsgenkendelse giver du samtykke til, at Viborg Kommune må opbevare en signatur af dine biometriske data i forbindelse med dit login på din arbejdspc.

Dine biometriske data beskyttes ekstraordinært godt, og de biometriske data bliver derfor ikke gemt på en central server, og de bliver aldrig sendt over netværket.

Når du registrerer dit fingeraftryk eller dit ansigt til login på din pc, så bliver der gemt en signatur af de biometriske data på en fysisk chip på pc'en (svarer til den chip, der sidder i din smartphone). Det er en såkaldt TPM-chip, som har den egenskab, at oplysningerne ikke kan kopieres. Man kan altså sende en signatur af et fingeraftryk eller et ansigt til chippen og spørge, om det er korrekt signatur, men man kan ikke kopiere/udlæse den gemte signatur fra chippen og dermed heller ikke gendanne dit fingeraftryk eller billede af dit ansigt. 

De biometriske data gemmes på den fysiske chip så længe, din pc er i brug.

Du kan til hver en tid trække dit samtykke til, at vi må behandle dine biometriske data tilbage. Du skal i så fald følge vejledningen, der findes på vores intranet samt henvende dig til IT’s Service Desk med pc og fingeraftryksscanner/kamera: Spørgsmål og svar om Windows Hello og biometrisk login.

Vores systemer logger/registrerer løbende alle medarbejderes brug af kommunens systemer og data, og vi sikkerhedskopierer alle systemer og data. Du kan hente mere information om dette i kommunens I-sikkerhedspolitik.

Viborg Kommune logger/registrerer al aktivitet på internettet, som foregår via vores internetforbindelse. Registreringen sker især af hensyn til drift og sikkerhed. Registreringerne kan bruges til en statistik over den samlede brug af internettet, som vi anvender i driften. Vi laver ikke statistikker, som viser enkeltpersoners eller enkelte enheders brug af internettet. Du kan hente mere information om dette i kommunens I-sikkerhedspolitik.

Viborg Kommune foretager regelmæssig kontrol af loggede oplysninger i alle kommunens anvendte systemer.  Kontrollen sker med henblik på at sikre, at der ikke sker opslag, som ikke er arbejdsrelaterede.

Den efterfølgende registrering, herunder også evt. af e-mails, kan blive gennemset som led i en kontrol ved mistanke om strafbare handlinger eller brug i strid med kommunens retningslinjer.

Din nærmeste leder kan ved ansættelsens ophør, i tilfælde af sygdom og andre lignende tilfælde anmode om adgang til din e-mail eller computer, hvis det er nødvendigt for at sikre overførslen af arbejdsrelaterede filer, og kontinuiteten i dine arbejdsopgaver. Dette kan også gøres ved mistanke om strafbare handlinger eller brug af systemer imod Viborg Kommunes retningslinjer. I alle tilfælde kræves det, at der er en uafhængig bisidder til gennemgangen, som enten vil være din tillidsrepræsentant eller en uafhængig leder. Du vil i tilfælde hvor der ikke er mistanke om strafbare handlinger blive informeret på forhånd.

Som udgangspunkt videregiver Viborg Kommune kun personoplysninger i de tilfælde, hvor vi retligt/arbejdsretligt er forpligtet til det.

Her er nogle eksempler på, hvornår vi videregiver personoplysninger:

• Oplysninger om indtægtsforhold videregives til SKAT og ATP
• Oplysninger om pension videregives til din pensionskasse
• Oplysninger om sygefraværsdage videregives til din bopælskommune, når der søges om sygedagpengerefusion
• Oplysninger om fravær ved barsels-, adoptions- og forældreorlov videregives til Udbetaling Danmark, når der søges om lønrefusion
• Oplysninger om løn videregives til den forhandlingsberettigede organisation/tillidsrepræsentanten i forbindelse med lønforhandlinger
• Oplysninger i forbindelse med afskedigelse videregives til den forhandlingsberettigede organisation/tillidsrepræsentant.
• Oplysninger om medarbejdere kan videregives til Viborg Kommunes revision i forbindelse med gennemførelse af en revision eller kontrol.
• Dit navn og adresse videregives til internetudbyderen, hvis Viborg Kommune betaler for din internetforbindelse på din bopæl.
• Hvis vi modtager anmodning om aktindsigt efter reglerne i offentlighedslovens § 21.

De personoplysninger, vi behandler, er primært oplysninger, du selv har givet os, da du blev ansat og løbende under din ansættelse.

Viborg Kommune indhenter/modtager også personoplysninger om dig, som er nødvendige for din ansættelse, f.eks. oplysninger fra SKAT og Folkeregisteret.

I visse tilfælde indhenter/modtager vi også oplysninger fra din bopælskommune, egen læge samt tidligere arbejdsgivere og politiet. Det kan f.eks. være oplysninger om sygedagpengerefusion, indhentning af lægeerklæring og henvendelser fra politiet om forhold, der kan have betydning for arbejdet.

Vi gemmer dine personoplysninger, så længe du er ansat hos Viborg Kommune.

Efter du er fratrådt, kan det være relevant at dokumentere, at Viborg Kommune har efterlevet sine forpligtelser over for dig som medarbejder. Vi opbevarer derfor dine oplysninger, indtil vi vurderer, at det ikke længere er relevant at gemme oplysningerne.

Når Viborg Kommune behandler personoplysninger om dig, har du ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi har samlet om dig i forbindelse med din ansættelse, og du har ret til at se oplysningerne.

Du har desuden ret til at bede om, at Personale & Organisation retter eller sletter oplysninger, hvis du mener de er forkerte eller giver et forkert indtryk, og vi har pligt til at tage stilling til dit ønske og besvare din henvendelse.

Hvis du vil vide, hvilke oplysninger vi har om dig og/eller har et ønske om ændringer i oplysningerne, kan du kontakte: Personale & Organisation

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte Viborg kommunes databeskyttelsesrådgiver Kasper Thomas Kristiansen.

Hvis du er utilfreds med den måde, Viborg Kommune behandler dine personoplysninger på, kan du klage til Datatilsynet.

Datatilsynet
Borgergade 28, 5
DK-1300 København K
Tlf. +45 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk

Du kan skrive til Datatilsynet fra din digitale postkasse på borger.dk.

Retsgrundlaget for vores administration af dine personoplysninger er Arbejdsrettens regler (tjenestemandsloven, funktionærloven, ledelsesretten, de kollektive overenskomster, arbejdsmiljøloven mv.) samt i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, § 6, stk. 1, § 7, stk. 1, § 10, § 11 og § 12.