Følg op på sygefraværet

Lederen afholder som minimum en omsorgssamtale ved 4-6 sammenhængende sygedage eller ved 4 fraværsperioder inden for 6 måneder. Omsorgssamtalen bør gentages i nødvendigt omfang, så lederen løbende er informeret om den ansattes forventninger til genoptagelse af arbejdet (jf. den samlede retningslinje for sygefravær godkendt i Hoved-MED).

Omsorgssamtalen kan også holdes forebyggende, når medarbejderen ikke har haft sygefravær.

Ved samtalen deltager leder og medarbejder. Hvis medarbejder ønsker det, kan tillidsrepræsentant eller anden bisidder deltage.

Lederen skal senest 4 uger efter den første sygedag indkalde den syge til en personlig samtale (jfr. sygedagpengelovens § 7A). Det anbefales at samtalen herefter afholdes som minimum hver 4. uge. (jf. den samlede retningslinje for sygefravær godkendt i Hoved-MED).

Ved samtalen deltager leder, medarbejder og evt. beskæftigelsesfaglig medarbejder fra bopælskommunens jobcenter, tillidsrepræsentant eller anden bisidder.

Fraværsbeskeden er en påmindelse til lederen om at orientere sig i medarbejderens fravær samt at indkalde medarbejderen til enten omsorgs- eller sygesamtale.

Der bliver i henhold til Viborg Kommunes retningslinjer sendt fraværsbeskeder til lederen per mail, når der er en medarbejder, der har haft fravær omfattet af fraværspolitikken.

Lederen modtager fraværsbeskeder efter:

• 4-6 sammenhængende sygedage
• 4 fraværsperioder inden for 6 måneder
• 15 sammenhængende sygedage

Lederen kan finde et overblik over alle medarbejderes fraværsbeskeder i SD Fraværspolitikker.

Som leder kan du gøre følgende i din forberedelse til en omsorgs- eller sygesamtale:

• Orientere dig i skabelonen til indkaldelse til omsorgs- og sygesamtaler (videovejledning til indkaldelsesskabelon) og skabelonen til referat af omsorgs- og sygesamtaler (videovejledning til referatskabelon) i SD Personaleweb. Heri indgår en længere række spørgsmål, som det kan være relevant at drøfte ved samtalerne.
• Orientere dig i hvilke redskaber til fastholdelse, der kan være relevante i det pågældende sygefraværsforløb, herunder f.eks. tidlig støtte fra jobcentret. Se afsnittet "Redskaber til fastholdelse" her på siden.
• Orientere dig i medarbejderens sygefraværsmønster i Viborg BI (individrapport). Når du indkalder til samtalen, kan du vedhæfte statistikken over medarbejderens sygefravær, så medarbejderen også kan orientere sig i det inden samtalen.
• Orientere dig i historik med medarbejderen (tidligere aftaler, referater mv.) i SD Personaleweb
• Overveje hvilke konsekvenser fraværet har for opgaveløsningen og arbejdsfællesskabet. Se, hvordan du kan tage hånd om fællesskabet i afsnittet "Redskaber til fastholdelse".

Se videovejledning til indkaldelsesskabelon i SD Personaleweb, som du skal bruge, når du som leder indkalder til omsorgs- eller sygesamtaler.

Vær særligt opmærksom på:

• Se afsnittet "Forbered til til samtalen", før du indkalder.
• Indkaldelse skal ske med et rimeligt varsel - ca. 5 dage.
• Indkaldelsen skal journaliseres i personalesagen i SD Personaleweb.

Se videovejledning til referatskabelonen i SD Personaleweb, som du skal tage afsæt i, når du som leder holder omsorgs- og sygesamtaler.

Vær særligt opmærksom på at:

• Anvende individrapport fra Viborg BI i dialogen med medarbejderen.
• Kende til værktøjerne mulighedserklæring og fastholdelsesplan
• Lave aftale med medarbejderen om det videre forløb i referatskabelonen i SD Personaleweb. 
• Kalendersætte opfølgning sammen med medarbejderen under "Opfølgning" i referatskabelonen i SD Personaleweb.

Som leder skal du lave referat af omsorgs- og sygesamtaler vha. referatskabelonerne i SD Personaleweb (se videovejledning).

Vær opmærksom på følgende:

• Referatet skal journaliseres på personalesagen i SD Personaleweb.
• Det anbefales herudover at dokumentere, at samtalen er planlagt eller afholdt ved at angive kommentar i SD Fraværsbeskeder.
• Følg op på indgåede aftaler med medarbejderen i henhold til referat fra samtalen.
• Ved omsorgssamtalen kan der være enkelte tilfælde, hvor det er tilstrækkeligt - i stedet for et referat - at tilføje et kort notat i kommentarfeltet på fraværsbeskeden i SD Fraværsbeskeder. Det kan være hvis en medarbejder har haft en enkeltstående, kort sygefraværsperiode og er tilbage igen. Her kan der f.eks. noteres "Syg influenza. Raskmeldt fra dato xx".

I forbindelse med sygesamtalen vil det være naturligt at udarbejde en fastholdelsesplan. Fastholdelsesplanen indgår som en del af referatet fra sygesamtalen og kan bruges ved længerevarende sygdom.

Fastholdelsesplanen handler om funktioner og ikke diagnoser. Planen er mest anvendelig, hvis den er konkret med datoer og er målbar.

En fastholdelsesplan er en synliggørelse af de aftaler, der bliver indgået mellem leder og den syge medarbejder. Planen beskriver, hvordan den sygemeldte hurtigst muligt kan vende helt eller delvist tilbage til arbejdspladsen.

Her finder du et redskab, der giver overblik over, hvordan en fastholdelsesplan kan se ud (pdf). Værktøjet er udarbejdet til stressramte, men kan også bruges som inspiration til andre længerevarende sygeforløb.

En lægefaglig vurdering af sygefravær kan indhentes i form af en mulighedserklæring eller en friattest.

Arbejdsgivere kan anmode den sygemeldte om en mulighedserklæring i tilfælde, hvor der er tvivl om mulighederne for at arbejde. Formålet med mulighedserklæringen er at afdække, hvad medarbejderen kan på trods af sin sygdom, og mulighedserklæringen har således til formål at bidrage til, at medarbejderen fastholdes i arbejde. Mulighedserklæring kan indhentes på et hvilket som helst tidspunkt i sygeforløbet også uden at der aktuelt er fravær.

Der er tre parter om at udfylde mulighedserklæringen: arbejdsgiveren, den sygemeldte og lægen.
Det anbefales, at lederen fastsætter en frist for, hvornår mulighedserklæringen skal være arbejdsgiveren i hænde. Fristen skal være rimelig, det kan for eksempel være 14 dage.

Sigtet med en friattest er dokumentation for sygefravær. En friattest kan alene udfærdiges under aktuel fravær og kan f.eks. bruges når den sygemeldte ikke ønsker at deltager i en samtale med arbejdsgiver.

Blanketten til mulighedserklæring og friattest kan udfyldes og sendes via skabelon i SD Personaleweb.

Vejledningen til mulighedserklæring og eksempler hvor hhv. en mulighedserklæring og en friattest vil være anvendelig, kan findes på STAR.dk.

Jobcentret i medarbejderens bopælskommune har en række tilbud og redskaber, der kan hjælpe til at fastholde medarbejderen i arbejde. Det kan f.eks. være deltagelse i sygesamtaler, hjælpemidler, mentorordning, personlig assistance, fast track (tidlig opfølgning) mv. Læs mere på Jobcenter Viborgs side om fastholdelse.

Står I over for en sygemelding, der risikerer at vare i mere end 8 uger kan arbejdspladsen inden for de første 5 uger af sygefraværet med fordel anmode bopælskommunens jobcenter om Fast track-behandling (pdf) af sygemeldingen via NemRefusion på virk.dk.

Hvis medarbejderen ikke ønsker at deltage i et tidligt opfølgningsforløb, sker opfølgningen efter de almindelige regler første gang inden udgangen af 8. fraværsuge.

Spørgsmål om tidlig opfølgning kan besvares af medarbejderens lokale jobcenter.

Som leder kan du mod egenbetaling henvise en medarbejder til følgende tilbud hos Jobigen Viborg:

• Gl. Almind Stressrehabilitering
• Kompleks smertehåndtering
• Individuelle forebyggende, afklarende samtaler

Er du leder, bedes du kontakte Jette Just Ibsen, Leder, Job og Kompetence (tlf.: 87 87 45 19, mail: jji@viborg.dk).

Find information om målgrupper, tilbud og priser i pjecen Forebyg en sygemelding - få hjælp hos Jobigen Viborg (pdf).

Det er væsentligt, at du som leder forholder dig til arbejdsmiljøet på arbejdspladsen, hvis der er opgaver/vilkår på arbejdspladsen, som vanskeliggør fremmøde. Du kan finde forslag til tiltag i redskabet Undersøg arbejdsforhold (pdf), ligesom du kan finde forslag på siden Forebyggelse af sygefravær.

Redskabet Hold balancen (pdf) tager afsæt i en konkret liste med spørgsmål og formidlingspunkter, der hjælper lederen med at holde balancen mellem en stress-sygemeldt medarbejder og hensynet til kollegaerne.

Redskabet Forebyg yderligere sygemeldinger (pdf) kan hjælpe lederen med at afklare, hvordan arbejdspladsen kan forebygge yderligere sygemeldinger ved at undersøge, om der er generelle forhold på arbejdspladsen, som der skal gøres noget ved. Redskabet tager 45 minutter at gennemføre mellem leder og evt. medarbejdere.