Feriefondens regnskaber, referater mv.

§ 1. Fondens navn er Viborg Kommunes Feriefond.

Stk. 2. Dens hjemsted er Viborg Kommune.

§ 2. Fondens midler anvendes til ferieformål for medarbejdere som er omfattet af Viborg Kommunes feriekortordning.

Stk. 2. Såfremt udleje til medarbejderne ikke er mulig, jf. stk. 1, kan fondens feriefaciliteter udlejes til medarbejdere, der ved fratræden fra en virksomhed omfattet af stk. 1, forlader arbejdsmarkedet af alders- eller helbredsmæssige årsager.

§ 3. Bestyrelsen for fonden består af 7 medlemmer. Bestyrelsens medlemmer vælges for 4 år ad gangen, og genvalg kan ske. Der vælges derudover 2 suppleanter som indtræder i bestyrelsen ved medlemmers udtræden. Suppleanter indtræder i den rækkefølge de er valgt.

Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter finder sted hvert andet år i lige år i maj måned.

For at sikre kontinuitet i bestyrelsesarbejdet vælges 3 medlemmer og 1 suppleant hvert andet år (næste gang i 2010) og 4 medlemmer og 1 suppleant hvert andet år (næste gang i 2012).

De nyvalgte bestyrelsesmedlemmer tiltræder med virkning fra den efterfølgende 1. august.

Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer og suppleanter vælges af HovedMED blandt fondens målgruppe, jf. § 2 stk. 1.

Forinden HovedMED foretager valget, indkalder Viborg Kommunes administration tilkendegivelser fra interesserede kandidater. Indkaldelse og forelæggelse for HovedMED sker i samråd med den siddende bestyrelse.

Ansatte i virksomhedens personaleafdeling og ledere kan ikke udgøre et flertal i bestyrelsen.

Stk. 3. Bestyrelsens medlemmer skal være myndige og må ikke være under værgemål efter værgemållovens § 5 eller under samværgemål efter værgemållovens § 7.

Stk. 4. Bestyrelsen konstituerer sig selv hvert andet år efter nyvalg, med formand, næstformand og kasserer. Formanden og næstformanden kan ikke vælges blandt de ansatte i virksomhedens personaleafdeling, eller blandt lederne i bestyrelsen.

Stk. 5. Fondens bestyrelse træffer beslutning ved stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed har formanden eller i dennes fravær næstformanden den afgørende stemme.

Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er til stede, heraf enten formanden eller næstformanden.

Stk. 7. Hvervet som bestyrelsesmedlem er ulønnet.

§ 4. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af fonden og træffer bestemmelse om anvendelse og administration af fondens midler i overensstemmelse med fondens formål og reglerne i bekendtgørelse om feriefonde mv. med tilhørende bilag.

Stk. 2. Bestyrelsen udarbejder retningslinjer for udleje af fondens feriefaciliteter til medarbejderne i takt med, at feriefaciliteterne bliver etableret, samt for tildeling af tilskud til leje, rejser og rejseudgifter.

Stk. 3. Bestyrelsen drager omsorg for tilsyn og vedligeholdelse af fondens feriefaciliteter. Administrationen vedrørende den daglige udleje varetages efter aftale med bestyrelsen.

Stk. 4. Fondens bestyrelse må kun med Pensionsstyrelsens samtykke foretage elle medvirke til dispositioner, som kan medføre risiko for, at vedtægten ikke kan overholdes.

Stk. 5. Over bestyrelsens møder føres et referat, som alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer skal underskrive.

Stk. 6. Referatet offentliggøres snarest muligt efter bestyrelsens møde på Viborg Kommunes intranet.

§ 5. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid udtræde af bestyrelsen, og skal udtræde, hvis pågældende er under konkurs.

Stk. 2. Et bestyrelsesmedlem, der gør sig skyldig i en handling, som gør den pågældende uværdig til fortsat at være medlem af bestyrelsen, skal udtræde af bestyrelsen.

Stk. 3. Et bestyrelsesmedlem, der på grund af længerevarende sygdom eller anden svækkelse har vist sig ude af stand til at beklæde hvervet som medlem af bestyrelsen, skal udtræde af bestyrelsen.

§ 6. Viborg Kommunes Feriefond er pr. 1. januar 2006 sammenlagt med Fjends Kommunes Feriefond, Karup Kommunes Feriefond, Bjerringbro Kommunes Feriefond og udvidet med Tjele Kommune samt Møldrup Kommune med Viborg Kommunes Feriefond som den fortsættende feriefond.

Fondens samlede egenkapital udgør i alt pr. 31. december 2009 11.306.736 kr. Aktiverne udgør i alt 12.521.739 kr.

Stk. 2. Fondens midler tilvejebringes ved, at uhævede feriepenge fra Bjerringbro, Fjends, Karup, Møldrup, Tjele og Viborg kommuner, efter 1. januar 2006 overføres til fonden, der herefter indbetaler statens andel, jf. Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse om forældede og uhævede feriepenge.

Stk. 3. Bestyrelsen skal påse, at der til enhver tid hensættes et passende beløb til evt. udbetalinger til lønmodtagere i medfør af ferielovens § 44, stk. 5.

§ 7. Fondens regnskabsår er fra den 1. januar til den 31. december.

Stk. 2. Bestyrelsen skal udarbejde en årsrapport med driftsbudget, der skal opfylde de regler, der fremgår af bekendtgørelse om feriefonde mv. med tilhørende bilag.

§ 8. Bestyrelsen skal sørge for, at fondens årsrapport revideres af en statsautoriseret revisor, af en registreret revisor, eller af Kommunernes Revision. Bestyrelsen skal senest 4 uger efter udpegelsen af revisor meddele Pensionsstyrelsen, hvem der er udpeget, jf. blanket D. Det gælder også ved skift af revisor.

§ 9. Revisor skal revidere årsrapporten i overensstemmelse med de regler, der fremgår af bekendtgørelse om feriefonde mv. med tilhørende bilag.

Stk. 2. Bestyrelsen skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, som denne finder nødvendige, og skal give revisor de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendige for udførelsen af sit hverv.

§ 10. Senest den 30. juni efter regnskabsårets udløb skal bestyrelsen sende den underskrevne og reviderede årsrapport til Pensionsstyrelsen. Bestyrelsen skal vedlægge en underskrevet revisionsprotokol.

§ 11. Fondens bestyrelse udarbejder hvert år en årsberetning som senest samtidig med indsendelse af årsrapporten til Pensionsstyrelsen, jf. § 10, forelægges for HovedMED og gøres tilgængelig for målgruppen eksempelvis på intranettet, via personaleblad o.lign.

§ 12. Fonden tegnes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, i forening med kassereren. Ved køb, salg eller pantsætning af feriefaciliteter tegnes fonden af den samlede bestyrelse.

§ 13. Ændring af vedtægten kan ske efter forudgående godkendelse af Pensionsstyrelsen.

§ 14. Fonden kan opløses, hvis bestyrelsen beslutter det, og opløsningen godkendes af Civilstyrelsen efter indstilling fra Pensionsstyrelsen. Forinden opløsning kan besluttes, skal spørgsmålet forelægges HovedMED. HovedMEDs udtalelse om opløsningen medsendes til Pensionsstyrelsen og Civilstyrelsen.

Stk. 2. Ved opløsning af fonden skal feriefaciliteterne sælges, og den del af salgsprovenuet, der må antages at stamme fra uhævede feriepenge, indbetales sammen med de uhævede feriepenge, der endnu ikke er anvendt, til Arbejdsmarkedets Feriefond. Den resterende del af salgsprovenuet og øvrige midler anvendes til ferieformål, jf. § 2, i overensstemmelse med bestyrelsens beslutning. Der kan aldrig tilbageføres midler til fondens stifter.