Faciliteter og ressourcer

Telefoner

Kræver dit arbejde, at du skal bruge telefon, får du en arbejdsmobil stillet til rådighed. Kontakt din nærmeste administration for mere information.

Andet IT-udstyr

Husk at Viborg Kommune har indkøbsaftaler. Det forventes at de overholdes.

Mangler du en mus, skærm eller andet IT-udstyr til din arbejdsplads skal du derfor henvende dig til administrationen om hvordan i foretager indkøb i din afdeling.

Booking af biler

Booking af bil hos Jobigen Viborg kan foregå via ”Ressourcer” i Outlook kalenderen.

Til venstre for din kalender er der tilføjet en oversigt over bilerne, så hvis du ønsker at vide, om en bil er ledig, kan du klikke på den ønskede bil og se dennes kalender.

Kontakt administrationen hvis du har spørgsmål.

Booking af lokaler

Booking af lokale kan foregå via ”Ressourcer” i Outlook kalenderen.

I din kalender er der tilføjet en oversigt over lokalerne, så hvis du ønsker at vide, om et lokale er ledigt, kan du klikke på det ønskede lokale og se dettes kalender.

Kontakt administrationen hvis du har spørgsmål.

En opsummering vedrørende reglerne omkring GDPR (EU-persondataforordningen), IT-sikkerhed med videre.

Vi har hver især selv ansvaret for at være bekendt med og overholde reglerne om IT sikkerhed.

Løbende oprydning mv.

Det er vigtigt, at I hver især sikrer jer nogle rutiner, for løbende at få slettet og ryddet op i personfølsomme oplysninger, diverse Mails, dokumenter med videre.

En lille opsummering på tidligere udsendte retningslinjer:

• Fysiske personfølsomme oplysninger skal låses ind (fx sager, rehab. planer, afgørelser med videre.)
• Husk clean desk
• Computeren skal låses, når man forlader sin plads (tryk på windows-tasten + L)
• Dokumenter med personfølsomme oplysninger skal makuleres i containerne ved kopirummene (og ikke i de almindelige skraldespande)
• Mails med personfølsomme oplysninger skal slettes, når de ikke længere bruges (det gælder også i egne mapper, sendte mails, slettet mails mv.)
• Filer med personfølsomme oplysninger må kun gemmes midlertidig på fx skrivebordet, C eller P-drevet. (husk løbende at tømme papirkurven)
• Hvis I sender SMS’er til borgere, må der ikke fremgå personfølsomme oplysninger eller noget omkring kommunen, Jobcenteret og lignende.
• Skriv f.eks. ”Husk dit møde i morgen, hilsen xxx”
• Personfølsomme må ikke indgå I Jeres kommunikation på SMS. Dette betyder, at hvis borgeren sender oplysninger på SMS med personfølsomme oplysninger, kan disse ikke besvares via SMS (slet beskeden på telefonen) og ring retur til borger/sende via sikker mail med en besvarelse omkring det personfølsomme emne.
• Kommunikation med borgerne skal foregå via sikker mail, e-boks med videre.
• Private email adresser må som hovedregel ikke besvares. (se yderligere i spørgsmål/svar)
• Arbejdsgiverne – kalenderen: Der må ikke sendes/modtages kalenderaftaler med arbejdsgivere (det gælder også, selvom der ikke fremgår personfølsomme oplysninger af indkaldelsen)
• Kommunikation med arbejdsgivere (fx bekræftelse på aftaler, brev vedrørende ”første samtale på arbejdspladsen” med videre) skal sendes via sikker mail til CVR nr. eller til e-boks.

• Kalenderen må indeholde oplysningerne fornavn og fødselsdato (de første 6 cifre i personnummeret). Dette er vedrører både emnet på mødeindkaldelsen samt beskrivelsen.
• Vær opmærksom på følgende:
• Hvis vedhæftninger i kalenderinvitationen indeholder personoplysninger (både følsomme og fortrolige), må de ikke medtages. Der må anføres links i invitationen til dokumenter i fagsystemer eller Acadre, da adgangen til disse dokumenter er styret af brugerens rettigheder.