Sådan starter du et samarbejde med frivillige i Børn & Unge

Det er en forudsætning, at MED-udvalg, ledere, medarbejdere og evt. bestyrelse er i dialog, når du påtænker at bruge frivillige. 

Medarbejdere og ledere drøfter, hvilke opgaver og aktiviteter de frivillige kan udføre, og hvilke opgaver/aktiviteter, de ikke kan udføre.

Der skal desuden være en bred forståelse af, at frivillighed er noget gavnligt for arbejdspladsen. Det er en tilførsel af menneskelige ressourcer og flere hænder.

Frivillige skal ikke løse den kommunale kerneopgave, men de kan bidrage til at skabe merværdi. Merværdi for medarbejdere, de frivillige og ikke mindst Viborg Kommunes børn og unge.

• Ansatte løser opgaver nedfældet i lovgivningen. Grundelementerne er faglighed, retssikkerhed og respekt for det enkelte menneske
• Frivillige kan ikke overtage ansvar, der er nedfældet i lovgivningen. Det er afgørende at fastholde alle lovbestemte opgaver fra det organisatoriske til det individuelle i relation til den enkelte borger hos fagligt uddannet personale, der er ansat til det.
• Frivillige udfører opgaver uden visitation eller registreringer. Opgaverne er ikke nedfældet i lovgivningen, men defineres i samarbejde mellem dig, ledere, evt. bestyrelser og det ansatte personale.
• Samarbejde med frivillige drøftes i MED-udvalgene.
• Frivillige kan ikke pålægges referatpligt/notatpligt.
• De ansattes og de frivilliges forpligtigelser er forskellige. Den ansatte skal udføre de arbejdsopgaver, som stillingen indebærer efter de retningslinjer, som arbejdsgiveren udstikker. For de frivillige er der ikke tale om pligter. Her er indsatsen baseret på den enkelte frivilliges frie valg.
• Aftaler for frivillige. Det anbefales, at der udarbejdes aftaler for frivillige på arbejdspladsen. Klare retningslinjer er afgørende for, om den frivillige indsats får den tilsigtede betydning. Retningslinjerne aftales mellem ledelsen, de ansatte og den/de frivillige.

Det er helt grundlæggende for et godt samarbejde mellem frivillige og ansatte på en arbejdsplads, at de anerkender og respekterer hinandens forskellige opgaver og roller.

Frivillige er frivillige og skal respektere, at de ansatte har faglige kompetencer, som de ikke udfordrer, selvom de frivillige eventuelt har egne faglige erfaringer på området.

Grænsen mellem den lovbestemte faglige indsats og aktiviteterne på de sociale tilbud og institutionerne er flydende. Man kan derfor ikke adskille de omsorgsmæssige, sociale og rekreative aktiviteter fra det faglige for det ansatte personale.

Det frivilliges arbejde må gerne supplere opgaveløsningen. Det betyder, at der er en professionel tilgang til opgaveløsningen, hvor der er åbenhed for, at frivillige kræfter i respekt for fagligheden, kan understøtte og styrke det kommunale tilbud.

De frivilliges opgaver anerkendes af de ansatte. Det betyder, at den del af indsatsen, som ansatte ikke har mulighed for at udføre, i nogen grad udføres af frivillige. Der er her tale om mellemmenneskelige relationer og samværsaktiviteter borger til borger.

• Hvorfor vil vi gerne have frivillige ind på vores arbejdsplads?
• Hvem kan være den frivillige? (kvinder, mænd, unge, ældre)
• Hvad kan frivillige bidrage med hos os?
• Hvordan kan samarbejdsformen være?
• Hvordan introducerer vi vores børn og forældre for de frivillige?
• Hvem er tovholder og har kontakten med de frivillige?
• Hvem byder velkommen, introducerer og følger op?
• Hvad skal de frivillige være informeret om inden de starter og evt. skrive under på?
• Hvordan sikrer vi os, at de frivillige trives hos os?
• Hvordan håndterer vi evt. konflikter?
• Hvad kan/skal frivillige IKKE lave på min arbejdsplads?
• Hvad kan frivillige MÅSKE lave på min arbejdsplads?
• Hvad KAN frivillige lave på min arbejdsplads?

Det er lederen, der har det overordnede ansvar for den frivilliges introduktion og tilknytning til stedet. I det daglige er det måske en medarbejder, som har kontakten med den frivillige.

At arbejde med frivillige er både en stor fornøjelse og en stor udfordring. En fornøjelse, fordi de frivillige har lyst, energi og engagement. En udfordring, fordi de frivillige er en variabel størrelse, der konstant forandrer sig, og som hele tiden skal ’holdes til ilden’. Ellers finder de andre veje, der kan opfylde deres ønsker og behov.

Frivillige kommer ikke af sig selv. Ofte skal de spørges direkte. Tænk på tværs af køn, alder, etnicitet og religion, når du rekrutterer/bruger en frivillig.

• Spørg i dit eller kollegaernes faglige og personlige netværk
• Spørg i lokalsamfundet (borgerforening, pensionistforening, idrætsforening, erhvervslivet mv.)
• Brug de lokale medier (avis, radio, Facebook, hjemmesider mv.)
• Brug de faglige organisationers klubber
• Kontakt studiesteder (VIA, gymnasier, VUC mv.)
• Sæt annoncer på frivilligjob.dk

Som frivillig får du:

• Socialt samvær med andre
• Nyt personligt og fagligt netværk
• Mening med dagligdagen
• Tilfredsstillelse ved at hjælpe/ gøre en forskel
• Personlig udvikling
• Erfaring til CV’et
• Nye evner og kompetencer

Det gør du eksempelvis ved:

• At den frivillige føler sig godt forberedt og klædt på til opgaven
• At den frivillige kan se, at indsatsen nytter og glæder andre
• At den frivillige føler sig velkommen, og som en del af arbejdspladsen
• At den frivillige føler sig værdsat og får anerkendelse
• At den frivillige har mulighed for at blive hørt i forbindelse med eventuelle ønsker, ændringer mv.
• At huske at sige tak.

Gennemfør personlige samtaler med hver enkelt potentiel frivillig.

Og lav gerne en samarbejdsaftale, hvor der indgår

• Få kontaktoplysninger (navn, adresse, by, telefonnr., mailadresse mv.)
• Lyt til den frivilliges ønsker, behov og ideer.
• Hvorfor vil du gerne være frivillig hos os?
• Hvad er du god til?
• Hvor meget tid har du?
• Hvad kan du bidrage med?
• Hvad har vi behov for?
• Hvad forventer vi af dig?
• Praktiske forhold: Afbud til hvem? Aflysninger? Mv.

Skabelon til samarbejdsaftale med frivillige

Hvis den frivillige er tilknyttet fx Røde Kors, Ældresagen eller en lokal borger- eller ejerforening, der knytter sig til den indsats som er aftalt hos jer, vil den frivillige ofte være forsikret gennem foreningen. Derfor er det en god idé at spørge den frivillige, om foreningen har tegnet en forsikring for sine medlemmer, og om den frivillige er dækket af den. Hvis ikke, er den frivillige dækket af kommunens forsikring.

Læs mere i pjecen "Frivillige og forsikring".

Vær opmærksom på at få udfyldt samarbejdsaftalen med den frivillige så konkret som muligt, da dette er udgangspunktet for at bringe den kommunale forsikring i spil, hvis uheldet er ude.